エクセルでオリジナルのテンプレートを作成しよう!作業効率アップに最適!

office関連

2016/09/14

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使用頻度の高いファイルはテンプレートとして保存しておくことで、業務効率アップにつながったり、作成時のミスを減らしたりすることができます。

今回は、日常業務でエクセルを多用する筆者が、「エクセルにテンプレートがあることは知ってはいるけれど、活用したことがない」という人のために、知っておくと便利なテンプレートやオリジナルのテンプレート作成方法、使い方などをご紹介します。この記事を読み終わる頃には、テンプレートを作成し活用する力が身についているでしょう!(バージョンはOffice2010で統一)

 

テンプレートを作成するメリットは?

テンプレートとは、雛型になるファイルのことをいいます。使用頻度の高いファイルをテンプレートとして保存しておけば、ファイルを一から作成する必要もなく、いつも同じ設定で使用できるため、作成時のミスを減らし作業効率を上げることができます。社内や部署専用のフォーマットを作成しておけば、基本ファイルを共有することもできます。

 

また、テンプレート形式で保存しておけば、誤って元のファイルに上書き保存してしまうこともありません。テンプレート形式で保存されたファイルは、開けたときに自動的にコピーが開くようになっているため、上書き保存ができず、元のファイルは変更されないようになっています。

 

エクセルでオリジナルテンプレートを作ろう!

よく使うエクセルファイルをオリジナルのテンプレートとして作成する方法をご紹介します。自分の使いやすいようにカスタマイズして、より作業効率をアップさせましょう!

 

テンプレートの作成方法

まず、エクセルでテンプレートとして保存したいファイルを開き、「名前を付けて保存」をクリックします。

エクセルテンプレート解説画像

ファイルの種類を「Excelテンプレート」にして保存すると完了です。

エクセルテンプレート解説画像

マクロが含まれているファイルをテンプレートとして保存する場合は、ファイルの種類で「Excelマクロ有効テンプレート」を選んで保存してください。ここで保存したテンプレートは、自動的に「Officeのカスタムテンプレート」ファイルに保存されます。

 

オリジナルテンプレートの使い方

オリジナルで作成したテンプレートを使って新規ファイルを作成してみましょう。「ファイル」タブより、「新規作成」を選択します。

エクセルテンプレート解説画像

「個人用」のテンプレートを選択し、使用するテンプレートファイルをダブルクリックするとオリジナルテンプレートが開きます。

エクセルテンプレート解説画像

このとき、ファイル名は「Book1」などの名前で開くようになっており、上書き保存はできません。保存する場合は「名前を付けて保存」を選択し、新たなファイルとして保存します。

 

テンプレートの変更保存

上書き保存ができないテンプレートの内容を変更したい場合は、どうすれば良いのでしょうか?

その場合、変更したいテンプレートファイルから「開く」をクリックし、変更したいテンプレートを開きます。このとき、ファイルをダブルクリックで開くと新規作成の形式で開かれるので、マウス右クリックのメニューから「開く」を選択してください。

エクセルテンプレート解説画像

ファイル名は、保存したテンプレートの名前で開いていることを確認し、この状態で変更すると上書き保存ができ、修正が反映されます。

 

無料テンプレートをオリジナルに!

Web上では無料のテンプレートが配布されています。ダウンロードしたテンプレートをもとに自分に合うテンプレートにアレンジすることも可能です。

 

テンプレートにしておくと便利なファイルは、カレンダーやスケジュール、業務マニュアルなどの作業手順書、見積書や納品書、請求書などが挙げられます。エクセルには標準で用意されているテンプレートもありますが、いろいろなWebサイトで無料のテンプレートが配布されていますので、目的に合ったものをダウンロードして使用しても良いでしょう。

また、ダウンロードしたファイルを参考にして、自分が使いやすいオリジナルのテンプレートを作成することもできます。無料のテンプレートがダウンロードできるおすすめWebサイトをご紹介します。

 

Microsoft

2000種類以上のエクセルやワードのテンプレートを無料で配布しているMicrosoftのWebサイトです。ビジネスで使えるテンプレートのほかにも、季節の行事に便利なテンプレートや住所録といった家庭で使えるテンプレートも豊富にそろっています。オリジナルテンプレートを作るときにもレイアウトなどを参考にできます。

Microsoftはこちらから

 

bizocean

ビジネス向けのテンプレートに特化しているのがbizoceanです。見積書や請求書、業務委託書などのさまざまな書式のテンプレートがダウンロードできます。たくさんの書式からどのテンプレートをダウンロードすれば良いか迷うところですが、bizoceanでは、ダウンロード回数や平均評価も公開されていて、理想としているテンプレートに近いものが探せるようになっています。(一部有料会員限定のテンプレートもあります)

bizoceanはこちらから

 

みんエク!

みんエク!は、会員登録不要で好きなテンプレートをダウンロードできるWebサイトです。「総務経理」「営業系」「生産・製造系」とカテゴリ分けされていて、テンプレートが検索しやすくなっています。テンプレートの数はそれほど多くありませんが、関数を埋め込んだテンプレートや効率を重視して作られたものなど、使いやすいファイルがそろっているのが特徴です。

みんエク!はこちらから

 

テンプレートは効率アップに欠かせない!

テンプレートの作成は決して難しいものではありません。エクセルには標準のテンプレートが付いていますし、Webで検索すれば、さらに自分にピッタリのテンプレートを見つけることができます。毎回、エクセルファイルを一から作成するのではなく、完成度の高いテンプレートを作成しておいて参考にすることで、作業スピードを上げて、効率良く仕事を進めることができるでしょう。

  

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