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Googleドキュメントの使い方とは?共有方法についても詳しく解説!

オンラインでドキュメントを作成・編集できる「Googleドキュメント」。Googleアカウントさえあれば誰でも無料で使える上、便利な機能が多数備わっているので、あらゆる場面で重宝するサービスです。

そんなGoogleドキュメントを初めて利用する方や、もっと便利に使いこなしたいとお考えの方に向けて、本記事では活用するメリットから基本的な使い方まで解説します。Googleドキュメントを使って業務効率化を実現しましょう。

Googleドキュメントとは?

Googleドキュメントとは、Googleが無償で提供するオンライン作成・編集ツールです。機能や操作性はMicrosoftのWordと似ており、文字装飾・フォント変更のほか、図や画像挿入も可能です。

作成したファイルはクラウドストレージ(Googleドライブ)内に保存されるので、Googleアカウントひとつで、パソコン・スマートフォン・タブレットなどあらゆるデバイスで閲覧・編集できます。

さらに、Googleドキュメントの大きな特徴は、機能の豊富さにあります。例えば、音声入力や複数ユーザーでの共同編集など、業務効率化につながる機能が数多く備わっています。

 

Googleドキュメントを導入するメリット

Googleドキュメントは、社会人から学生にいたるまで多くの方に利用されています。Googleドキュメントを利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは代表的なメリットを3つ解説します。

データが自動保存される

Googleドキュメントでは、作成したデータが自動保存されます。例えば、「Wordで作成した文章を保存しないまま画面を閉じてしまった」または「上書きしてしまい編集前の状態に戻せなくなった」といった経験は、誰しも一度はあるでしょう。

Googleドキュメントでは、編集内容がクラウドストレージ内に自動保存されるので、保存忘れの心配がありません。また、変更履歴からドキュメントを以前の状態に戻すことも可能です。変更履歴は日時で自由に選択できるので、任意のタイミングまで文書を戻すことができます。

スマートフォンでも編集が可能

「Googleカレンダー」や「Gmail」は、パソコンやスマートフォンなど複数のデバイスで利用できます。Googleドキュメントでも同様に、パソコンで編集した内容をスマートフォンから確認できます。Googleアカウントさえあれば、どのデバイスからでもすぐにアクセスでき、作業の途中から作成・編集が可能です。

さらに、GoogleドキュメントとGoogleドライブのアプリをあらかじめインストールしておけば、瞬時にアクセスできるため、より便利に活用できるでしょう。

他の人に共有しやすい

Googleドキュメントは他の人に共有しやすいのもメリットです。作成したドキュメントファイルにユーザーを追加すれば、他のユーザーも自由に閲覧・編集ができるようになります。複数メンバーとの共同編集や、ミーティングの議事録作成にも役立ちます。

もし、ドキュメントを他の人に編集されたくない場合は、共有権限を変更することで「閲覧のみ」と設定することも可能です。この他にも、文書内にコメントを加える「コメント機能」や、文書の変更を提案したいときに使える「編集の提案」という機能もあります。

 

Googleドキュメントの作成方法

ここからはGoogleドキュメントの作成方法を手順に沿って解説します。まずは、Google(https://www.google.com)にアクセスします。

右上のメニューボタンをクリックすると、Googleのサービス一覧が表示されるので、その中から「ドキュメント」をクリックします。

Googleのサービス一覧を表示

続いてGoogleドキュメントのホーム画面を開いたら、空白のドキュメントを選択します。

空白のドキュメントを選択

これで新規のドキュメントファイルが作成されました。作成された後に入力した内容は、クラウド上に自動で保存されていきます。

クラウド上に自動で保存

ドキュメントの画面上部に並んでいるメニューボタンを使えば、フォントの種類・大きさ・色などのデザイン変更や、画像・イラストの挿入も可能です。

フォントの変更や画像の挿入

これで、Googleドキュメントの新規作成から基本的な使い方は以上です。さらに詳しい使い方を知りたい方は、Udemyの「Google ドキュメントの使い方入門」の講座をご覧ください。

この講座では、Google ドキュメントでどんなことができるのかを、実際に画面操作をしながら体験するコースです。 文字の大きさや色、目次や見出しの設定、画像や表挿入にいたるまで標準機能を使用して、自己紹介や製品紹介資料の作成まで実践を通じて学習できます。

 

Googleドキュメントの共有方法

Googleドキュメントが多くのユーザーに重宝されている理由の1つが、ファイル共有が簡単であることです。例えば、Wordの場合は作成したデータを「添付ファイル」として添付する必要があります。機密情報の場合は、ファイルにパスワードを設定する手間もかかります。

Googleドキュメントは、ファイルの共有やアクセス権限の変更も、わずかな操作だけで行うことができます。ここでは、グーグルドキュメントの共有方法を解説します。

①共有したいファイルを開き、共有ボタンをクリック

共有したいファイルを開いたら、画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。

共有ボタンのクリック

②共有するユーザーのメールアドレスを入力し、相手の権限を決定

「共有」ボタンをクリックすると下記の画面が表示されるので、赤枠内の箇所に共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。

メールアドレスの入力

アドレスを追加すると、アクセス権限をプルダウンで選択できます。​​アクセス権限は「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」の3種類があり、それぞれの違いは次のとおりです。

  • 閲覧者:文書の編集はできず、閲覧だけが可能
  • 閲覧者(コメント可):文章の編集はできないが、閲覧とコメントの挿入が可能
  • 編集者:閲覧に加え、文書の編集権限、コメント挿入まで利用可能

「通知」にチェックを入れて、右下の「送信」ボタンを押すと、共有したユーザー宛に通知が送信されます。

送信ボタンの選択

③入力したメールアドレス宛にメールが届くのでリンクをクリック

追加されたユーザーは、メールアドレス宛にドキュメントの共有通知メールが届きます。メール本文内にある「開く」ボタンをクリックすると、共有されたドキュメントにアクセスできます。

メール内のボタンをクリック

これでGoogleドキュメントの共有は完了です。一度共有した後も、ドキュメントのオーナーは、共有ユーザーのアクセス権限解除や権限レベルの変更が可能です。

 

Googleドキュメントの概要・メリット、そして基本的な使い方まで解説しました。Googleドキュメントは、Googleアカウントがあれば誰でもすぐに使うことができます。操作も簡単な上に機能が豊富に備わっているため、あらゆるシーンで重宝するツールです。

本記事で紹介した機能以外にも、便利な機能がたくさんあるので、使い方をマスターすれば時短・業務の効率化ができるでしょう。 Udemyでは「Google ドキュメントの使い方入門」講座を提供しています。本講座は、Googleドキュメントの基礎から応用まで、動画を観ながら実践形式で学べます。Googleドキュメントの利用が初めての方はもちろん、もっと便利な使い方をマスターしたいとお考えの中級者の方は、ぜひご視聴ください。

 

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