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タスク管理に困っていませんか? 生産性を向上させるおすすめアプリもご紹介!

仕事をスムーズにミスなく進めていくために、タスク管理はとても重要です。適切にタスク管理を行うことで、安定した仕事につながり、チームの信頼を得られるでしょう。

この記事ではタスク管理を効率化したい方向けに、タスク管理のポイントや方法・おすすめツールをご紹介します。

タスク管理とは? タスク管理で仕事を効率的に進められる!

タスク管理とは、仕事において「今やるべきこと」と「全体の進捗状況」を把握することをいいます。「Task(タスク)」は英語で「仕事」を意味し、タスク管理と同じ意味の言葉として「ToDo管理」が使われることもあります。

タスク管理のイメージ

仕事はどんな業種・規模の会社であっても、プロジェクトには全体のリソース(予算や人員・時間など)が定められており、期限が決められています。これは大規模なプロジェクトから、個人単位の小さなタスクでも同じです。

期限が定められている以上、その中で求められている成果を出せるように、タスクを処理していく必要があります。その際、小さく少ないタスクだけなら覚えておくことはできるかもしれませんが、やるべきことが複雑化してくると、タスク管理を漏れなく行い、スケジュールをつねに確認できなければミスが発生するでしょう。

タスク管理は「個人」と「チーム」で求められる進め方が異なります。個人のタスク管理ですと、基本的に自分さえ把握できていれば問題はありませんが、チームでタスク管理するとなるとメンバーで情報を共有することが重要になります。

タスク管理で気を付けるべき5つのポイント

仕事をされている方なら、その多くがタスク管理の重要性を感じているでしょう。

タスク管理には様々な方法がありますが、管理をすることが目的になってしまってはいけません。

タスク管理 5つのポイント

ここでは、タスク管理の5つのメリットをみながら、どのようなタスク管理法であれば作業の効率化につながるのかを考えましょう。

  1. 複数あるタスクを管理することができ、全体の一覧性があり、認識の抜け漏れが起こりにくい
  2. チーム内でメンバーの状況や各タスクの進捗状況を把握することができる
  3. いつでも、どこからでもタスクを確認できる。チームでのタスクなら、メンバーの誰もがタスクを確認できる。
  4. 管理すること自体が業務の負担にならず、タスク管理を習慣化できる
  5. 別の仕事が入ったときでも、リソース調整の判断がしやすく、柔軟に対応することができる

このように、タスク管理を行うことで、仕事をミスなくスケジュール通りに進めていくことができ、かつチーム内の連携やコミュニケーションを円滑にすることが期待されます。

反対に、このようなメリットが感じられないタスク管理法であれば、管理すること自体が目的になってしまったり、役割を果たさなかったりすることも考えられます。

 

タスク管理の方法は?どうすればいいの?

それでは、正しいタスク管理はどのような流れで進めていくのでしょうか。以下が、一般的なタスク管理の流れとなります。

  1. タスクを洗い出す
  2. 優先順位をつける
  3. スケジュールを立てる
  4. その順序でタスクを実行する
  5. 終わったらチェックをしてタスクを消す

まずは、現在抱えているタスクを全て洗い出します。雑多に多くなってしまいそうな時は、大まかにカテゴライズしてタスクを分類します。逆に、1出勤日では終わらないタスクは、小さいタスクに分けることも、抜け漏れをなくすコツです。

例えば、「クライアントとの打ち合わせ資料の作成」という大きなタスクであれば、その中に「クライアントの現状を調査する」「提案内容をまとめる」「上司に確認を取り、OKをもらう」「必要分を印刷し、綴じる」などの細かなタスクが考えられます。

このとき、すべてのタスクを並べてみることのできる一覧性と、プロジェクトごとにタスクをまとめて管理できるカテゴリ分けを兼ね備えたツールを使うことがおすすめです。

 

タスクの洗い出しが終わったら、それぞれのタスクをどの順番で進めていくのが最適か、優先順位をつけましょう。この時、本質的に必要のないタスクは捨てる(そもそもやらない)という判断も重要です。

優先順位をつけたら、タスク全体の完了が期限通りに終わるように、タスクごとにスケジュールを固めていきます。全体のプロジェクトは見積もりの甘さや不慮のトラブルなどで、後ろ倒しになるケースが多いので、スケジュールは余裕をもって作成しましょう。

スケジュールが決まったら、優先度の高いタスクから一つひとつ対応していきます。タスクを処理するときは、プロジェクト全体ではなく、目の前のシングルタスクにのみ集中したほうが生産性は高まります。そして、タスクが完了したら、リストをチェックして次のタスクへと進みます。

チームでのタスク管理はどうすればいい?

先ほど、タスク管理は「個人タスク」と「チームタスク」に分けられ、それぞれ進め方が異なることをお伝えしました。基本的に、個人タスクは自分さえ進捗を把握できていれば構いませんが、チームのタスクでは、チーム内の共有と認識合わせが欠かせません。

タスク管理 チーム

チームタスクは以下の流れと注意点を抑えながら進めていきます。

まずは個人タスクと同じく「タスクの洗い出し」を行います。チームのプロジェクトとなると、個人タスクと比べて、細かく複雑であることが予想されますので、抜け漏れのないように丁寧にリストアップしましょう。

次に「各タスクの担当者決め」を行います。チームで進めるときは、その業務が得意な人や詳しい人など、適切な担当者を決めるよう意識します。同時に各タスクの優先度も決めましょう。

担当者が決まったら、「タスクをこなしながら、細かく進捗管理」を行います。メンバーは、他のメンバーへの情報共有という側面を意識し、基本的には最低でも毎日、各タスクの進捗確認を行います。チームのリーダーは、当初予定したスケジュール通りであるかチェックします。

また、定期的に「チームへの進捗共有」を行います。スケジュール通りにいく・いかないに関わらず、正しい進捗をチームおよびリーダーに共有しましょう。そして、リーダーは都度スケジュールを調整し、遅延しないように進めていきます。

 

おすすめのタスク管理ツール&アプリ8選

それでは、実際にタスク管理を行う際におすすめしたいツールやアプリを、個人向けとチーム向けでそれぞれご紹介します。タスク管理を行う際に、お役立てください。

個人向けタスク管理ツール&アプリ4選

個人タスクを管理するのに便利なWebツール・アプリは「TaskChute」「Toodledo」「Todoist」「Any do.」です。順にご紹介します。

Top view photo of coffee table. There are day planner, laptop, mobile phone and cup of coffee

TaskChute

「TaskChute」はExcel上で利用するタスク管理ツールで、各タスクを記入し、タスクの開始時間と終了時間を記入することで、終業時間や残業時間の見積もりを行うことができます。

価格は無料版と有料版があり、有料版は税込6,480円です。

Toodledo

「Toodledo」は各タスクのリピート機能や絞り込み外部サービス連携等が柔軟にできるのが特徴のタスク管理ツールです。IFTTT/Zapierなどの外部Webサービスと連携が可能。

プランは無料と有料があり、有料は年間1,000円ほどから利用できます。

Todoist

「Todoist」はタスク管理に必要な機能が網羅されており、洗練されたUIが特徴のタスク管理ツールです。100以上の連携機能をもち、Google DriveやDropbox等の連携ができます。

価格は無料・月338円のプレミアム・月558円のビジネスプランがあります。

Any do.

「Any do.」は一般的な機能に加え、動画や音声・画像などのファイルも添付できるタスク管理ツールです。対応OSはiOS/Androidとなっており、アラーム機能もついています。

価格は無料(アプリ内課金あり)です。

チーム向けタスク管理ツール&アプリ4選

次に、チームタスクを管理するのに便利なWebツール・アプリを「Asana」「Trello」「Wrike」「Backlog」の順番にご紹介します。

タスク管理-1

Asana

「Asana」はタスクをひとつずつ消していくことができる「リスト形式」とタスクごとの進捗を変更できる「カンバン形式」の2つで管理可能なツールです。Google Chrome拡張機能と連携可能で、例えばタイムトラッキングツールの「Toggle」などを連携できます。

価格はBasicが無料・Premiumが月$9.99・Businessが月$19.99となります。

Trello

「Trello」はタスクを付箋に書いてまとめるような感覚で利用できる、カンバン方式のタスク管理ツールです。シンプルで直感的なツールであるため、チームのタスクを一元管理することができます。Googleの各種ツールやDropbox・Slackとも連携可能。

価格は無料プラン・月$9.99のBusiness Classプラン・月$20.83のEnterpriseプランがあります。

Wrike

「Wrike」は各タスクの作業時間の計測・分析機能が特徴的なタスク管理ツールです。Google DriveやDropbox、Box、OneDriveなどとデータ連携させることもできます。

価格は無料プラン・月$9.80のProfessionalプラン・月$24.80のBusinessプランがあります。

Backlog

「Backlog」はチームのコミュニケーションを促進する300種類以上のキャラクターアイコンやいいね機能などが付いているタスク管理ツールです。ガントチャートで可視化させることもでき、一目でプロジェクト進捗を把握できます。TypetalkやCacco・Slackなどと連携も可能です。

価格は月2,400円のスタータープラン・月19,800円のプレミアムプラン・月11,800円のスタンダードプランなどがあります。

 

仕事をミスなく、遅延なく進めていくために、タスク管理はとても重要です。また、チームメンバーとプロジェクトの進捗を共有しながら、成功へと導くためにも、タスク管理ツールは価値あるものです。

ぜひ、自分やチームにあったタスク管理ツールを選んで、ビジネスを加速させてみてください。

 

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