これは便利!ワードからエクセル、エクセルからワードへ変換する方法

office関連

2016/08/03

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ワード文書をエクセルファイルに変換したい、あるいは逆にエクセルの表やグラフをワードで使いたいと思ったことはありませんか?「請求書をワードで作成したけれど、やはりエクセル形式に変更したい」「他の人が作ったワードのフォーマットをエクセル形式で使いたい」など、さまざまなニーズがあるでしょう。

今回は、日常業務でエクセルとワードを使用している筆者が、特別なソフトを使わずに、ワードとエクセルを変換する方法をご紹介します。

最後まで読み終わる頃には、ワードとエクセルを自由自在に形式変換し、業務の効率アップに役立てることができるようになっているでしょう!(バージョンはOffice2010)

 

コピペじゃ無理!エクセルとワードの変換方法

ワードからエクセル、エクセルからワードにそのままコピペしようとすると、うまくいかないことが多々あります。まずは、ワードからエクセルへの変換方法を解説します。エクセルからワードへの変換方法は同じです。

ワードをエクセルに変換する方法

1)変換したいワード文書をWebページ形式で保存します。

「名前を付けて保存」のウィンドウで「ファイルの種類(T):」のドロップダウンメニューから「Webページ(html)」の形式を選び、名前をつけて保存します。

ワードエクセル変換解説画像

このとき、名前が良く似ている「単一ファイルWebページ」「Webページ(フィルター後)」などの保存形式を選んでしまうと、ファイル情報が失われてしまう危険があります。必ず「Webページ(html)」を選択してください。

 

2)Webページ形式での保存が完了したら、あとはファイルをエクセルで開くだけです。行間の幅などは、調整が必要な場合もありますので、見やすいように調整してください。文書の一部だけを変換したい場合も、全体を変換してから不要部分を削除したほうが効率的です。

 

エクセルのデータをワードに貼り付ける方法

今度は、エクセルのデータをワードに貼り付ける方法を説明します。目的に応じて3つの貼り付け方法があります。

普通のコピペ

エクセルの表またはグラフを範囲指定してコピーします。

ワード・エクセル変換解説画像

ワード上の挿入したい場所にペーストします。

ワード・エクセル変換解説画像

このとき、表はそのままワード形式の表になり、グラフは図として貼り付けられます。表は手を加えられますが、グラフの編集は配色を変えることくらいしかできません。元のエクセルファイルはそのまま残ります。

 

オブジェクトでの貼り付け

エクセルで必要箇所をコピーしたら、ワードの「ホーム」タブから「貼り付け」をクリックし、「形式を選択して貼り付け(S)」を選択します。

ワード・エクセル変換解説画像

ポップアップメニューの「貼り付ける形式(A)」から「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」を選び、OKをクリックすると貼り付けが完了します。

ワード・エクセル変換解説画像

この場合は表もグラフもエクセルのように編集ができ、ダブルクリックするとメニューバーやツールバーがエクセルと同じになります。

ワード・エクセル変換解説画像

行や列の番号も表示され、エクセルの操作ができるので、データを変えると表計算の結果やグラフも変わります。ただ、これはあくまでも「ワードのなかのエクセル」であるため、ここで加えられた変更は元のエクセルファイルには反映されません。

 

リンク貼り付け

「リンク貼り付け」とは、元のデータが更新されると、それに伴って参照先のデータも自動更新される貼り付け方法です。

必要なデータをコピーしたら、貼り付けオプションの「リンク(元の書式を保持)(F)」を使って貼り付けます。

貼り付けた場所で右クリックをし、貼り付けたデータがグラフなら「データの編集(E)…」、表なら「リンクされたxxxオブジェクト(O)」→「開くリンク(O)」を選択します。

こうすることで、元のエクセルファイルが開きます。

 

3つの方法は、一度しか使わない文書なら普通のコピペ、将来また使うときにデータを更新したい場合はリンク貼り付けというように、状況に合わせて使い分ければ良いでしょう。ただしオブジェクトでの貼り付け、リンク貼り付けの順にファイルが重くなることは心得ておいてください。

表やグラフの周囲のテキストを折り返したい場合は、「ページレイアウト」タブにある「配置」の中の「文字列の折り返し」メニューから設定できます。

ワードエクセル変換解説画像

 

応用編!ワード、エクセルを画像にする方法

以上はエクセル-ワード間のデータ変換でしたが、今度はこれらのデータをWebやメールなど他のアプリで使う画像ファイルに変換する方法を見ていきます。

表、グラフを画像に変換する

この場合はウィンドウズに標準装備されている「ペイント」アプリを使います。

「スタートメニュー」→「すべてのプログラム」→「アクセサリ」とたどって「ペイント」を開き、新規ウィンドウに表やグラフを貼り付けます。

ワードエクセル変換解説画像

ペイントでは新規ウィンドウ全体を一つの画像として扱うので、多くの場合でトリミングが必要になります。「選択ボタン」を使って必要な部分を囲い、「トリミング」ボタンを押すとその部分だけが切り取られます。サイズを変えるときは形が崩れないよう縦横比を同じにすると良いでしょう。

ワードエクセル変換解説画像

 

画像形式を選んで保存する

トリミングなどの画像加工が済んだら保存をします。

ウィンドウ左上のタブをクリックし、「名前をつけて保存(A)」にカーソルをかざすと画像形式のオプションが示されるので「JPEG」「ビットマップ(BMP)」などから必要な形式を選択します。また、「プロパティ(E)」メニューで画像のサイズやデータ量がわかるので、使用する状況に応じて再度画像を修正・加工することもできます。

ワードエクセル変換解説画像

 

時間が大幅に短縮できて業務の効率改善に!

ワードとエクセルのデータ変換の手間が大幅に短縮できれば、文書作成の効率も上がり、業務改善につながります。今回の内容を参考に、今後の業務に活かしてみてください。

最後に、注意点をひとつお伝えします。エクセルからワードへの形式変換をするときは、万が一保存に失敗したときのことを考え、元のファイルに上書きせず、必ず別ファイルとして保存しましょう。一時的なファイルをどこに保存したらよいか迷う場合は、デスクトップに「Tempフォルダ」を作ってそこに保存し、使わなくなった時点で削除するようにすると良いでしょう。

  

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