ピボットテーブルの使い方!すぐ実践できて、仕事がサクサク進む!

office関連

2016/06/10

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日常業務でエクセルを使われている方でしたら、一度はピボットテーブルという言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか?

ピボットテーブルは、たった数回のマウス操作だけで、大量のデータ集計や分析がいとも簡単にできてしまいます。難解な数式や関数は必要ありません。

今回は、仕事で毎日エクセルを使用する筆者が、ピボットテーブルの上手な使い方を解説します。(バージョンはOffice2010)

今さら聞けない!ピボットテーブルの基礎知識

「思い通りにサクサクとデータ集計ができたら…でも今さら人に聞けないし…。」
いいえ、大丈夫です。ピボットテーブルの基礎知識から解説していきます。

ピボットテーブルとは?

ピボットテーブルは、エクセルの機能の一つです。

難しい数式や関数をほとんど使わずに大量のデータを扱うことができるため、「最強のツール」と言われることもあります。

1つのデータをいろいろな視点から集計したり、比較・分析するときに使います。集計方法は、各行と列の交差部分に集計値が来ることから「クロス集計」と呼ばれます。

ピボットテーブルの構造

実際にピボットテーブルの構造を見ていきましょう。
ピボットテーブルは、4つのエリアで構成されます。

行エリアと列エリア

行エリアと列エリアは、クロス集計を行うための縦と横の項目を設定するエリアです。
例えば、行エリアに担当者、列エリアに年度を指定します。その上で、縦に「部署」、横に「年度」を追加したり、「担当者名」と「月」・「週」など項目を細分化することができます。

データエリア

行エリアと列エリアの交差する部分がデータエリアです。このエリアで数値の傾向や違いを比較します。項目の変更に合わせて、データエリアの値も自動で変わります。

ページエリア

ページエリアは、さらに細かく分析できるよう項目を絞り込むために使います。
時間軸であれば、「年度」→「四半期」→「月」→「週」とデータの区切りを細かく指定できます。

ピボットテーブルの使い方~基礎編~

ピボットテーブルの作成など、基本的な使い方を解説します。あっという間に出来上がる集計表に驚かれることでしょう。

ピボットテーブルの作成

元データからピボットテーブルを作成する手順は次のようになります。

1.元データ内の任意のセルをクリックする。

ピポットテーブル画像説明1

2.「挿入」タブ→「ピボットテーブル」ボタンをクリック。

ピポットテーブル画像説明2

3.ピボットテーブルの作成ウィザードでそのままOKをクリック。

4.新しいシートが自動で作成されました。

ピポットテーブル説明画像3

これがピボットテーブルです。
シートの右側にあるピボットテーブルのフィールドリストで集計条件を自在に変えることができます。

データの更新

更新された元データの情報をピボットテーブルに反映させる手順です。

1.ピボットテーブルを表示します。

2.「オプション」タブ→「更新」ボタンをクリック。
また、「2」の手順の代わりにショートカットキー「Alt」+「F5」を押すだけで簡単に更新することもできます。

ピポットテーブル説明画像4

集計方法の変更

集計方法は、自動で「合計」が設定されていますが、次の手順で「平均」「最大値・最小値」「個数」などに変更できます。

1.「オプション」タブ→「集計方法」をクリック。

ピポットテーブル説明画像5

2.ダイアログボックスの「選択したフィールドのデータ」から任意の条件を選択してOKをクリック。

集計の追加

集計対象を追加すると、複数の分析ができます。
例えば、年間総売り上げの集計がすでにあり、総売り上げの2%を賞与とする試算を追加する場合、手順は次のようになります。

1.「オプション」タブ→「フィールド/アイテム/セット」→「集計フィールド」をクリック。

ピポットテーブル説明画像6

2.名前欄に「賞与」、数式欄に「= 数量*1000」と入力し、OKをクリック。

ピポットテーブル説明画像7

賞与の列が追加され、新たな視点のデータ分析ができます。

ピポットテーブル説明画像8

 

ピボットテーブルの使い方~応用編~

より理解しやすくするために、データのグループ化、高度な抽出を行うことができます。ここでは、ピボットテーブルの応用的な使い方を解説します。

ピボットテーブルのレイアウト変更

ピボットテーブルのレイアウトは3種あり、自動でコンパクト形式が設定されます。
変更手順とそれぞれの特徴を説明します。

「コンパクト形式」「アウトライン形式」「表形式」

それぞれのレイアウトの特徴は次の通りです。

コンパクト形式:列が横展開せず、縦スクロールによる閲覧性が容易。
アウトライン形式:複数の項目が横展開され、階層的に理解しやすい。
表形式:表形式に整理され、別のワークシートにコピーしやすい。

レイアウトの変更手順は次の通りです。

1.ピボットテーブルを表示します。

2.「デザイン」タブ→「レポートのレイアウト」ボタンをクリック。

ピポットテーブル説明画像9

3.任意の形式を選択。

項目の移動・削除

項目の移動と削除は、ピボットテーブルのフィールドリストを使います。
リスト内の項目をマウスのドラッグ&ドロップだけで簡単に行うことができます。
手順は次の通りです。

1.フィールドリストにある項目をドラッグして、下にある任意のボックスで離す。

2.すでにボックス内にある項目も同様にマウス操作で移動させる。

3.削除は、ボックスにある項目を上のフィールドリストまで持って行きドロップする。

手順「3」で項目をクリックして、「フィールドの削除」を選んでも同じことができます。

ピボットテーブルのグループ化

行エリアと列エリアに項目を配置した場合、日付、数値をグループ化することができます。

日付データ

1.列エリアに日付を配置し、列ラベルの日付をクリック。

2.右クリック→グループの「グループの選択」ボタンをクリック。

3.任意の期間を選択。

「月」を選択すると月別集計に集約されます。

数値データ

1.列エリアに売り上げなどの数値を配置し、列ラベルの数値をクリック。

2.右クリック→グループの「グループの選択」ボタンをクリック。

3.先頭の値、末尾の値、単位を確認してOKをクリック。

単位刻みの数値範囲でグループ化されます。

文字データ

データエリアに担当者など文字データを配置すると、数値範囲に該当する個数(担当者数)を把握することができます。
データの種類に合わせたグループ化を行うことで、さまざまな集計結果を得ることができます。
「グループ解除」ボタンをクリックすると、簡単にグループ化が解除されます。

ピボットテーブルのデータ抽出

瞬時にデータをフィルタリングできるスライサーという機能を紹介します。

スライサーを使った抽出方法

手順は次の通りです。

1.「オプション」タブ→フィルターの「スライサー」ボタンをクリック。

ピポットテーブル説明画像10

2.項目にチェックを入れ、OKをクリック。

ピポットテーブル説明画像11

3.挿入されたスライサーで分析したい対象をクリック。

見たいデータだけが表示されました。

ピポットテーブル説明画像12

手順「3」でCtrlキーを押しながら選択すると、2つ以上の対象が選択できます。

フィルターの解除は、スライサー右上の「×」マークをクリックします。
スライサーの削除は、スライサーを選択し、スライサー上で右クリックしたメニューで「○○(フィールド名)の削除」をクリックします。

まず身近にあるデータを集計してみましょう!

今回は、ピボットテーブルの基礎知識や使い方の応用まで解説しました。
まずは、身近にあるデータを使って模擬集計をしてみましょう。

使い方に慣れてくると、実際のビジネスシーンでサクサクとデータを操れるようになるでしょう。

  

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