エクセル初心者が最初に知っておきたい基礎知識。表作成から関数まで

office関連

2016/04/25

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ビジネスシーンで必ずと言っていいほど使用されるエクセル。

使いこなせば、資料作成の作業効率がグッとアップする便利なツールですが、マクロや関数などと聞くとなんとなく難しそうで、苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか?

今回は、そんなエクセル初心者が最初に知っておきたい基礎知識や表作成の方法、関数についてご紹介します。

何が出来るの?エクセルの基礎知識

まずここでは、エクセルの基礎知識を含め、エクセルでどのような事ができるのかについて解説します。

 

エクセルで出来ること

エクセルでは、文書作成や表計算を始め、以下のような事ができます。

 

・文書作成

設計書や仕様書などの文書作成に利用出来ます。

文書作成には、同じMicrosoft社が提供する文書作成ソフトウェア「ワード」もよく利用されますが、図表や画像を多く使用する文書にはエクセルを利用する場合も多くあります。
エクセルの各ワークシートにはシート名を付与することが可能なので、項目別にワークシートを分けて作成することで、整理された読みやすい文書を作成することが出来ます。

 

・表作成/表計算

エクセルの代表的な機能が表計算機能です。

エクセルには「関数」と呼ばれる機能が用意されており、この関数によって数値の合計や平均値、最大値、最小値などを自動的に計算することが可能です。
表の罫線やセルの配色なども簡単に付与・変更することが可能なので、見栄えにもこだわることが出来ます。
また、「オートフィルタ」という機能を使えば、作成した表のデータの中から条件に合うデータのみを抽出することも出来ます。

 

・グラフ作成

エクセルで作成した表(データ)を元にグラフを作成することが出来ます。

棒グラフや折れ線グラフ、円グラフ、散布図など様々な種類のグラフを作成することが可能で、デザインやグラフのレイアウトも複数のパターンから選択・カスタマイズすることが出来ます。

 

マクロ機能とは?

エクセルの便利な機能として、マクロという機能があります。マクロ機能とは、エクセル上の操作を記録し自動化してくれる機能です。

繰り返し行う操作をマクロとして記録しておくことで、その後はマクロを実行するだけで同じ操作を完了させることが出来ます。

  • 例えば、特定の範囲の数値を毎回昇順などで並び替えをするなどの機能が、マクロを実行するだけで可能です。

記録後のマクロはボタンとして登録し、ワークシート上に設置することも可能なので、1クリックでマクロを実行することが出来ます。

 

初心者でも簡単!表作成のコツ

excel-beginner-3エクセルでの表作成は一見難しそうですが、ポイントを押さえれば誰でも作成することが可能です。エクセル初心者でも簡単に出来る表作成の方法について解説します。

 

データ入力

エクセルでデータ入力する際に便利な機能をご紹介します。

日付入力

日付はショートカットキー[Ctrl]+[;]を押すことで簡単に入力可能です。
また、TODAY関数を使って日付を入力することも出来ます。
その場合、セルに「=TODAY()」と入力しましょう。TODAY関数を使用した場合は、ファイルを開いた時点の日付でセルが更新されます。

ショートカットキー(Windows)
本日日付:「Ctrl」+「;」
現在時刻:「Ctrl」+「:」
ショートカットキー(mac)
本日日付:「control」+「;」
現在時刻:「command」+「:」

その他ショートカットキーについてはこちらの記事から

データ編集

データ編集でよく行う操作が、セルの切り取り、コピー、貼り付けです。

切り取りは[Ctrl]+[X]、コピーは[Ctrl]+[C]、貼り付けは[Ctrl]+[V]のショートカットキーでそれぞれ操作が可能です。
この3種類のショートカットキーを使いこなすだけで、かなり手間を短縮することが出来るので覚えておきましょう。

ショートカットキー(Windows)
切り取り:[Ctrl]+[X]
コピー:[Ctrl]+[C]
貼り付け:[Ctrl]+[V]
ショートカットキー(Mac)
切り取り:[command]+[X]
コピー:[command]+[C]
貼り付け:[command]+[V]

その他ショートカットキーについてはこちらの記事から

オートコンプリート

エクセルでは、同じ列(縦列)にあるデータを候補として表示してくれる機能となります。例えば、あるセルに「東京」と入力してあった場合、同じ列のセル上で「と」と入力するだけで、入力候補として「東京」と表示してくれるといったイメージです。

この機能は入力候補が1つに絞られた時点で表示されるため、1文字目だけでなく先頭の何文字かを入力しないと候補が表示されない場合もあります。

 

入力規則

入力規則という機能を使えば、セルに入力出来るデータの種類や範囲を制限することが出来ます。入力規則の設定は、以下の手順で行います。

①入力規則を設けたいセルの範囲を選択

rule1
②[データ]タブ→[データの入力規則]ボタンをクリック

rule2
③入力値の種類やデータ範囲、リストの値などを設定する

rule3

入力値の種類としては、整数・小数点数・リスト・日付などを設定出来ます。
入力値の種類をリストに設定した場合は、該当セルの右横に[▼]マークが表示され、そのマークをクリックすることで入力するデータのリスト(ドロップダウンリスト)を選択出来るようになります。
入力規則で設定した入力値の種類や範囲に反するデータを入力した場合には、エラーポップアップが表示されるようになります。

 

罫線で表作成

罫線を使って表を作成する際は、以下の手順で行います。

①罫線を付けたいセルの範囲を選択

line1
②[書式設定]→[罫線]ボタンから罫線の種類を選択

line2

表の作成には罫線の「格子」を選びましょう。

 

テーブル機能を使って表作成

表を作成するのに便利なのがテーブル機能です。テーブル機能を使えば、手動で罫線の設定や文字色、セル色の変更などを行わなくても、簡単に見やすい表を作成出来ます。テーブル作成は、以下の手順で行います。

①表にしたいデータの範囲を選択

table1
②[挿入]タブ→[テーブル]→「OK」をクリック

table2table3

また、②の手順の代わりにショートカットキー[Ctrl]+[T]を押すだけで簡単にテーブルを作成出来ます。

table4

テーブルのデザインを変更したい場合は、テーブルを選択した状態で[デザイン]タブ→[テーブルスタイル]からデザインを選択出来ます。

 

ショートカットキー(Windows)
テーブル作成:[Ctrl]+[T]
ショートカットキー(Mac)
テーブル作成:[control]+[T]

その他ショートカットキーについてはこちらの記事から

 

初心者はまずはここから!エクセル関数

エクセル初心者が覚えておくべき関数についてご紹介します。

エクセルの関数は基本的に、=SUM(A:A)のように、「=」と「関数名(引数)」で構成されます。引数は、関数によって何を指定するのか変わります。それぞれの関数がどういう機能を持つのか理解した上で、目的別に使い分けましょう。

 

SUM関数

数値の合計を自動で計算するのがSUM関数です。使い方は以下の通りです。

①計算結果の値を表示させたいセルを選択

SUM1
②「=SUM()」と入力

SUM2
③上記②で入力した「(」と「)」の間にカーソルを合わせた状態で、合計したいセルの範囲を選択(引数の設定)

sum_3
④Enterを押して確定

SUM4

AVERAGE関数

数値の平均を自動で計算するのがAVERAGE関数です。使い方は以下の通りです。

①計算結果の値を表示させたいセルを選択

AVERAGE1
②「=AVERAGE()」と入力

AVERAGE2
③上記②で入力した「(」と「)」の間にカーソルを合わせた状態で、平均値を求めたいセルの範囲を選択(引数の設定)

AVERAGE3
④Enterを押して確定

AVERAGE4

 

MAX関数

特定の範囲の中で、数値の最大値を自動で求めるのがMAX関数です。使い方は以下の通りです。

①計算結果の値を表示させたいセルを選択

MAX1
②「=MAX()」と入力

MAX2
③上記②で入力した「(」と「)」の間にカーソルを合わせた状態で、最大値を求めたいセルの範囲を選択(引数の設定)

MAX3
④Enterを押して確定

MAX4

 

MIN関数

数値の最小値を自動で求めるのがMIN関数です。使い方は以下の通りです。

①計算結果の値を表示させたいセルを選択

MIN1
②「=MIN()」と入力

MIN2
③上記②で入力した「(」と「)」の間にカーソルを合わせた状態で、最小値を求めたいセルの範囲を選択(引数の設定)

MIN3
④Enterを押して確定

MIN4

 

今回ご紹介した4つの関数はいずれも、引数として計算に含めるセル範囲を指定します。上記の手順③で、例えばA1~A10のセルを選択した場合、「(A1:A10)」という記述になります。

 

まずは実際にエクセルを使ってみよう!

今回は、エクセルの基本機能や表作成、関数の使い方について説明しました。まずはエクセルを実際に起動して、手順に沿って操作してみましょう!

ショートカットキーや関数、テーブルなど、使っているうちにだんだんと慣れてくるものです。

手順を見ずに表作成の操作や関数を使いこなせるようになったら、見事にエクセル初心者脱出と言えるでしょう。

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