【MS Access入門】Accessでできることや基本的な使い方を紹介!

Accessは、Excelよりも大量のデータを扱うことのできるマイクロソフトのデータベース管理ソフトウェアです。データベースの学習をあまりしたことがない入門者でも比較的学習しやすく、マクロなどで自動化することで業務の効率化を図ることができます。

この記事では、Accessの説明から、Accessの操作方法や学習方法などについて解説します。

Microsoft Office Accessとは?

Access (Microsoft Office Access、マイクロソフト・オフィス・アクセス)は、マイクロソフトが販売しているデータベース管理ソフトウェアです。Microsoft Officeの上位グレードに同梱されていますが、単品で購入することもできます。

データベースとは、データの管理を効率的に行うために整理されたデータ群です。近年ではコンピュータの大容量化から、データベースの有用性がさらに増しており、多くの企業が商品情報や顧客情報、社員情報の管理など、様々な場面でデータベースを利用しています。

データベースは、データの検索や蓄積、変更、削除などができるように設計され、大量の情報を扱うための工夫がされています。また、データベースからデータを検索して表示するときには、見やすいように、表の形で表示されるのが一般的です。

データベースの設計において、データの配置を規定する考え方を「データモデル」といいます。

「関係データベース(RDB: リレーショナルデータベース)」は「関係モデル(リレーショナルモデル)」というデータモデルに基づいて設計されたデータベースです。

データベースにはそれぞれ、データベースを管理するための「管理システム」があり、関係データベースには「関係データベース管理システム(RDBMS)」が用意されています。

Microsoft Office Accessは、関係データベース管理システム(RDBMS)のひとつで、プログラマーでない人が使うアプリケーションとしての側面も強く、複雑なコマンドやコーディングをしなくても、データの追加や検索、変更、削除といった、データベースを作成・管理できるように工夫されています。

例えば、Microsoft Excelからのインポート、エクスポートも簡単に行うことができるため、プログラミングなしで簡単なデータベースシステムの構築が可能です。

マイクロソフトが提供しているRDBMSとして、Microsoft Office AccessのほかにMicrosoft SQL Serverがあります。

 

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Accessでできることを入門者向けに解説!

Accessはデータベースの作成・管理を行うためのソフトウェアで、先述のように、商品情報や顧客情報の管理システムを作成することが可能です。

また、顧客情報の住所を抽出すれば、ダイレクトメールや資料を配布する場合などにも活用できるでしょう。

Excelでも情報の管理は可能ですが、Excelは表計算ソフトですので、大量のデータを管理することについては、データベース用のソフトウェアであるAccessの方が向いています。

例えばExcelには行や列、セルに入力できる文字数に上限が設けられていますが、Accessには行・列・文字数に上限がありません。

ただし、Accessでは2GBを超えるデータを一つのファイルに保存することはできないため、大規模なデータベースの構築には、Microsoft SQL Serverなどの本格的なデータベース管理システムを使用するのが良いでしょう。

データベース管理

また、Accessは表の列を作る際に、その列に入るデータの種類(文字列、数値、日付などのデータ型)を指定します。これにより、入力ミスなどによるエラーを防止できます。

他にも、Accessは「マクロ機能」や「AccessVBA」などにより、データベースの操作を自動化できます。VBAには、多少のプログラミング要素がありますが、学習のハードルはかなり低く、扱いやすいことも大きな特徴です。

さらに、格納したデータは、必要に応じて印刷することができ、2つのテーブルを結合させて印刷したり、リスト形式やラベル形式など形式を変えて印刷したりすることもできます。

 

初心者でもわかるAccessの基本操作

ここからは以下の4つについて、Accessの操作を解説します。

  • テーブル
  • クエリ
  • レポート
  • フォーム

テーブル

テーブルはデータを格納するためのオブジェクトです。テーブルの列(縦)をフィールド、行(横)をレコードといい、レコードを追加したり変更したりすることで、データベースを充実させることができます。

例えば、社員の名簿をデータベースにする場合、「社員ID」「名前」「年齢」「住所」などの項目を用意します。これらをフィールド名といい、社員1人分のデータが1つのレコードということになります。

ACCESSにおけるテーブルの作り方

テーブルを作成するには、リボンの「作成」から「テーブル」、「テーブルデザイン」、「SharePointリスト」を選択します。

SharePointリスト

データ量が多くなると、同じデータを重複して入力してしまうことがあります。この重複を防ぐためや、データの管理のために用いるフィールドを「主キー」といいます。

上図なら「社員ID」のような、通し番号で順番につけるものや重複のないものを主キーとして利用します。

テーブルの表示については、リボンの「ホーム」→「表示」から「データシートビュー」や「デザインビュー」に切り替えることができます。

ACCESSにおけるデータベースの作成

クエリ

クエリとは、データベース管理システムに出す、処理要求のことで、一般的なデータベースを操作する場合はSQLと呼ばれる言語を用いて処理要求を出しますが、Accessでは視覚的にわかりやすく操作できるようになっています。

クエリは、テーブルから必要な情報を抽出するときに使い、「選択クエリ」「アクションクエリ」などいくつかの種類があります。

クエリを作成する際は、リボンの「作成」→「クエリデザイン」から作成できます。

ACCESSにおけるデータベースの作り方

テーブルを選択し「追加」すると、クエリの画面にテーブルが追加されます。

ACCESSにおけるクエリ画面

テーブルのフィールド名をダブルクリックしたり、画面下の項目を選択したりすると、様々な条件のクエリを作成できます。

ACCESSにおけるクエリの作成

レポート

レポートは、テーブルやクエリのデータを印刷形式で表示する機能で、帳票や伝票の作成が可能です。

レポートを作成するには、作成したいテーブルやクエリをデータシートビュー形式で表示します。

ACCESSにおけるレポートの作成

リボンの「作成」→「レポート」を選択するとレポートが作成されます。

ACCESSにおけるレポートの作成
ACCESSにおけるレポートの作成

フォーム

フォームは、Accessの操作ができない人でも、データベースにデータを追加・抽出できるように、テーブル操作をするためのUIを作成する機能です。

フォームの作成は、リボンの「作成」→「フォーム」の項目を利用します。

ACCESSにおけるフォームの作成

フォームの表示を「デザインビュー」に切り替えると、フォーム作成のための様々な部品が表示されます。

デザインビューの切り替え

上図の上方の部品をフォームに配置します。

部品のサイズやイベントは、部品を左クリックして「プロパティ」を開けば変更できます。

 

【入門者向け】Accessの勉強方法

Accessの学習では、まずテーブルの作成やデータの追加・変更・削除といった、データベース作成のための、基本的な操作から学習しましょう。それらの操作をマスターしたら、クエリの使い方やフォームの作成について学習を進めると、効率的です。

スキル全般で言えることですが、本やWebサイトを読んだり、参考動画を観たりするだけでは、スキルの習得は困難です。Accessの学習をする場合でも、実際にAccessを操作して動作を体感しながら進めましょう。

Accessは、比較的学習の難易度も低く、初学者でも比較的簡単に習得できます。また、20年以上前からあるソフトウェアで、非常に多くの学習書や動画、エンジニアが解説しているWebサイトがあります。

Accessの基本操作を覚えてデータ管理を効率化しよう!

Accessは、マイクロソフトが提供しているデータベース管理システム(ソフトウェア)であり、直感的な操作で利用できるため、エンジニアでなくとも習得しやすいデータベースです。
データ管理を効率化したい方は、Accessの基本操作を学びつつ、並行してエクセルのVBAなどの学習を進めるのも良いでしょう。下記の講座はおすすめです。

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効率的にデータ管理をして、作業の負担やミスを減らしていきましょう!