パワーポイントの使い方をわかりやすく解説！プレゼンに効果的な使い方とは？

パワーポイント（PowerPoint）は、資料やスライドを作成するツールとしてさまざまな場面で使用されています。ただ、いざ資料を作ろうとしてパワーポイントを開いても、

・何から始めればいいのかわからない
・見づらい資料にならない最低限の型を知りたい

と感じている方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、

・ パワーポイントの基本的な機能と操作の流れ
・ 覚えておくべきショートカットキーや便利機能
・ 営業・社内資料でよく使う機能
・ 画面構成と各エリアの名称・役割
・ 初心者がやりがちなNG例と対策

について具体的に解説します。パワーポイントの基本をひと通り押さえて「見やすい資料」が作れるようになりましょう。

公開日：2024年5月10日

【初心者向け】パワーポイントの基本的な機能の使い方

パワーポイントには数多くの機能が含まれています。しかし、わかりやすいプレゼン資料を作るために、すべての機能を使用する必要はありません。

初心者の方は、まずはパワーポイントで資料を作成する流れと、基本的な機能を知ることが大切です。ここでは、初心者の方が押さえておくべきパワーポイントの使い方について解説します。

資料作成までの基本的な流れ

パワーポイントで資料を作成する基本的な流れは次の通りです。

1. パワーポイントを起動して「新しいプレゼンテーション」を選択する
2. 最初のスライドにタイトルとサブタイトルを入力する
3. スライドを追加して内容を入力する
4. 図や表、グラフ、画像を挿入する

順番に進めていきましょう。

1. パワーポイントを起動して「新しいプレゼンテーション」を選択する

パワーポイントで作るデータは「プレゼンテーション」と呼ばれます。まずは「新しいプレゼンテーション」を選択しましょう。

パワーポイントを起動した画面には「新しいプレゼンテーション」以外にも複数のテーマが表示されます。プレゼンテーションを作る際にテーマを選ぶと、背景の画像やテキストの配色などを変えることが可能です。

今回は最もシンプルなデザインで説明するため「新しいプレゼンテーション」を選択します。

2. 最初のスライドにタイトルとサブタイトルを入力する

画面中央で最初に表示されているスライドでは、プレゼン資料のタイトルとサブタイトルが入力できます。

「タイトルを入力」や「サブタイトルを入力」と書かれた枠内を選択すると、テキストの入力が可能です。

テキストボックスにカーソルを合わせて、プレゼンの内容を表すテキストを入力しましょう。タイトルやサブタイトルは、後からいつでも変更できます。

③スライドを追加して内容を入力する

パワーポイントのプレゼンテーションでは、スライドを追加することで内容を充実させることができます。画面上部にあるホームタブから「スライド」→「新しいスライド」を選択しましょう。

新しいスライドを追加する際は、作りたい内容にあわせて適切なレイアウトを選択してください。

今回は「タイトルとコンテンツ」というレイアウトを選択します。

作成した2枚目のスライドにも、1枚目のスライドと同様にタイトルや本文のテキストを入力しましょう。

テキストの書式やサイズなど、デザインを変えたい場合は、画面上部のホームタブから設定を変更できます。

テキスト部分を選択した状態で、フォントや文字サイズの項目を変更してください。

フォントやサイズ、色などを簡単に変更できます。

④図や表、グラフ、画像を挿入する

パワーポイントのスライドには図や表、グラフ、画像なども追加できます。

画面上部の「挿入」タブから追加したい要素を選択し、スライド内に配置しましょう。

図や表などを配置する場所は、スライド上でドラッグ＆ドロップして自由に調整できます。

ここまでの作業を繰り返し、必要な枚数のスライドを作成してください。

作成した資料を保存する際は、画面上部の「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択しましょう。

覚えておきたい基本機能・操作

パワーポイントでスライド資料を作成する際、作業効率が高まる便利な機能があります。

作業をスムーズに進めるために覚えておきたいポイントは次の通りです。

• よく使う機能を「クイックアクセスツールバー」に追加しておく
• ショートカットキーで操作
• スライドに番号を追加して整理

実際の画面を見ながら説明します。

よく使う機能を「クイックアクセスツールバー」に追加しておく

パワーポイント操作画面の左上にあるアイコンは「クイックアクセスツールバー」と呼ばれます。
よく使う機能をクイックアクセスツールバーに追加すると、毎回タブを切り替える手間が省けるため効率的です。

クイックアクセスツールバーに追加したい機能を右クリックし「クイックアクセスツールバーに追加」を選択しましょう。

以下の例では、挿入タブにある「表の追加」機能で右クリックをし、クイックアクセスツールバーに追加しています。

クイックアクセスツールバーに追加されたアイコンを選択すれば、タブを切り替えなくても機能を使うことが可能です。

ショートカットキーで操作する

スライド作成に使う機能は、特定のキーを同時に押す「ショートカットキー」でも操作できます。
ショートカットキーによる操作は、毎回タブを開いてアイコンを選択する手間が省けるため効率的です。

主なショートカットキーを以下に紹介します。

機能	ショートカットキー Windows	ショートカットキー Mac
新規スライドの追加	Ctrl + M	Command + Shift + N
作業を元に戻す	Ctrl + Z	Command + Z
戻した作業をもとに戻す	Ctrl + Y	Command + Y
フォントサイズを大きくする	Ctrl + Shift + >	Command + Shift + >
フォントサイズを小さくする	Ctrl + Shift + <	Command + Shift + >
スライド内の要素をグループ化する	※画像や図形など複数のオブジェクトを選択し状態で Ctrl + G	Command + Option + G

スライド番号を追加して整理する

スライドに通し番号（ページ数）を追加すると、情報を整理する際に便利です。「挿入」タブから「ヘッダーとフッター」を選択し、スライド番号にチェックを入れて「すべてに適用」ボタンをクリックしてください。

デフォルトでは、スライドの下部に通し番号を表示できます。

番号がうまく表示されないなどの問題が起きる場合は、以下の記事を参考にしてください。

▶パワポ（PowerPoint）でページ番号が表示されない問題を解決！ページ番号のお悩みをケース別に紹介

営業資料・社内資料でよく使う基本機能

実務で役立つ機能を厳選して紹介します。営業資料や社内資料作成時に覚えておきたい、役立つ機能は次のとおりです。

スライドのレイアウトを変更する オブジェクトの整列、均等配置 スライドの複製 図形・矢印の挿入

実際の操作や画面を見ていきましょう。

まずはスライドのレイアウト変更からです。スライドを作っている途中で、レイアウトを変更したくなることは多いと思います。

例えば「比較の図を入れたい」などの変更はよくあります。以下のレイアウトに沿って手動で配置しようとすると、手間がかかるだけでなくきれいに並べられない可能性もあるでしょう。

そのような場合には、対象のスライドを右クリックして簡単に変更できます。

画像や表、図解などを入れれば、より見やすくなります。

また、スライドの複製も頻繁に利用する機能の一つです。
複製（コピー）したいスライドを右クリックし「スライドの複製」を選択してください。

同じスライドが作成されるため、修正したい部分のみを修正すれば効率よく作業が進められます。

既存のテンプレートだけでなく、自身で図解したい場合は図形の挿入がおすすめです。

「挿入」タブから「図形」を選択すれば、さまざまな図形をスライドに反映できます。

簡単に挿入できますが、並びが不揃いだと資料として見栄えが悪いかもしれません。

その場合は、整列させたい図形や画像などを「Shift + クリック」で複数選択してください。

「ホーム」→「配置」→「配置」とたどり、整列させることが可能です。

以下は図形を「上揃え」、テキストを「左右に整列」で整列させた結果です。

きれいに並べられたことで、営業資料や社内資料として作成する際も見栄えが良くなります。

パワーポイントの画面構成と各名称の役割

パワーポイントを開いたときに「どこに何があるのかわからない」という方は多いと思います。

ここでは、最低限知っておくべき画面の構成と名称をご紹介します。

各エリアの役割を把握するだけで、操作に迷う時間を大きく削減することが可能です。

①リボン・リボンタブ：
画面上部にある機能メニューエリア。タブごとに関連する機能がまとまっている。
②サムネイルペイン：
画面左側にあるスライドの一覧。追加・削除・並び替えや全体構成の確認ができる。
③クイックアクセスツールバー：
画面左上のアイコンエリア。よく使う機能を登録してワンクリックで呼び出せる。
④ノート：
スライド下部にあるメモ欄。発表時の補足情報を書き留められ、スライドには表示されない。
⑤スライド：
画面中央にあるメインの編集画面。テキスト・画像・図形などを配置してスライドを作り上げる。

①～③について、もう少し深掘りしていきましょう。

リボン・リボンタブ：機能が並んだエリア

画面上部のリボンは、操作の種類ごとに機能をまとめたメニューエリアです。

タブをクリックするたびに「ホーム」「挿入」「デザイン」など、対応する機能群に切り替わります。

最初はすべてのタブを覚える必要はなく、まずはホームタブと挿入タブだけ使えれば資料作成の大半はこなせます。

サムネイルペイン：スライドを一覧できるナビゲーション

画面左側に並んだスライドの縮小表示エリアで、全体の構成を確認しながら編集を進められます。

スライドの追加・削除はもちろん、ドラッグ操作で順番を自由に並び替えることも可能です。

中央の編集エリアと合わせて使うことで、全体の流れを確認しながら1枚ずつ仕上げていけます。

クイックアクセスツールバー：よく使う機能が並んだツールバー

画面左上にある小さなアイコンエリアで、よく使う機能をワンクリックで呼び出せる場所です。

デフォルトでは保存や元に戻すなどが表示されていますが、カスタマイズできます。

追加したい機能のアイコンを右クリックして「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶだけで設定でき、図形や画像挿入などを登録しておくと作業効率が大幅に上がります。

　

見やすいパワーポイント資料を作るコツ

「パワーポイントの操作を覚える」ことと「伝わる資料を作る」ことは、実は別のスキルです。
ここでは、営業資料・社内資料どちらにも共通して使える、見やすいスライドを作るための考え方を3つ紹介します。

• 1枚のスライドに情報を詰め込みすぎない
• 配色とフォントを統一して読みやすくする
• 結論を先に示す構成を意識する

1枚のスライドに情報を詰め込みすぎない

スライドを作り始めると、つい「伝えたいことを全部書きたい」という気持ちになりがちです。
しかし、情報が多いスライドは読み手の集中力を奪ってしまいます。

意識するべきは「1スライド＝1メッセージ」という考え方です。1枚に盛り込む内容をひとつに絞るだけで、格段に伝わりやすくなります。

どうしても情報量が多くなる場合は、スライドを分割するか図や箇条書きを活用して視覚的に整理するようにしましょう。

（NG例）

（OK例）

資料をシンプルにするコツは、以下の記事をご覧ください。
▶見やすいプレゼン資料の作り方！パワーポイントのデザインと構成の作り方を解説

配色とフォントを統一して読みやすくする

資料全体の見た目が統一されていないと、内容以前に「雑な印象」を与えてしまいます。使う色は背景を含めて3〜4色以内に絞り、フォントも本文と見出しで2種類程度に統一するのが基本です。

パワーポイントにはあらかじめデザインテーマが用意されています。これを活用するだけで配色・フォント・レイアウトが一括で整うため、デザインに自信がない方には特におすすめです。

細かい装飾にこだわるよりも、まずはテーマを活用してシンプルにまとめることを優先しましょう。

結論を先に示す構成を意識する

プレゼン資料でも報告資料でも、最初に結論を述べることが基本です。背景や経緯を長々と説明してから結論を述べる構成は、読み手にとって負担が大きく、途中で内容を見失いがちになります。

「結論→理由→詳細」の順で組み立てると、相手がスライドの全体像を早い段階で把握でき、理解しやすいスライドになるでしょう。

社内向けの報告資料であれば、忙しい上司や関係者が一目で要点を掴めるかどうかを意識して構成を考えることをおすすめします。

パワーポイント初心者がつまずきやすいポイント

パワーポイントを使い始めた頃は、知らず知らずのうちに「伝わりにくい資料」を作ってしまいがちです。
ここでは初心者がよく陥る3つの失敗パターンと、その改善のポイントを紹介します。

• デフォルトのフォントや図形をそのまま使ってしまう
• 装飾にこだわりすぎて目的を見失う
• 構成を考えずに作り始めてしまう

デフォルトのフォントや図形をそのまま使ってしまう

初心者がやりがちなのが、パワーポイントの初期設定のままフォントや図形を使い続けてしまうことです。もちろん、そのままでも資料としては成立しますが、見た目によっては少し古い印象になったり、素人っぽく見えたりすることがあります。

特に、パワーポイントのデフォルトの図形や配色は、多くの人が見慣れているぶん既製感が出やすく、使い方によってはチープな印象につながることもあります。内容がしっかりしていても、見た目のせいで「なんとなく見づらい」「あまり洗練されていない」と受け取られてしまうのはもったいないところです。

また、スライドごとにフォントや色、図形のスタイルがばらつくと、資料全体に統一感がなくなり、読み手に違和感を与えやすくなります。初心者のうちは、凝った装飾を加えるよりも、フォントを1〜2種類に絞る、色数を増やしすぎない、図形のスタイルを揃えるといった基本を意識するのがおすすめです。

少し整えるだけでも、資料はぐっと見やすくなり、相手に与える印象も大きく変わります。

装飾にこだわりすぎて目的を見失う

スライドのデザインや装飾に限られた時間を費やしてしまうことも、初心者にありがちな失敗パターンです。アニメーションや装飾はあくまで「伝えるための手段」であり、それ自体が目的になってしまうと資料の本質がぼやけてしまいます。

装飾は相手の理解を助けているかという問いを基準に、必要かどうかを判断するようにしましょう。シンプルな資料のほうが、内容が率直に伝わりやすいという側面もあります。

特に、動きの多いアニメーションは、使い方によっては読み手の注意を散らしてしまうため注意が必要です。資料は目立たせることよりも、内容をわかりやすく届けることを優先しましょう。

もちろん、アニメーション機能がすべて不要というわけではありません。説明の順番を見せたいときや、見せる情報を段階的に整理したいときには役立つこともあります。 効果的な使い方や注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。
▶【パワポのアニメーション機能】プレゼン資料を作る前に知っておきたい基本を解説

構成を考えずに作り始めてしまう

スライドを開いてすぐに1枚目から作り始めると、途中で話の流れが散らかり、後から大幅な修正が必要になることがほとんどです。

資料全体で「何を・どの順番で・どう伝えるか」を先に整理しないと、スライドごとに言いたいことがバラバラになってしまいます。

まずは、紙やメモ帳に簡単なアウトライン（目次レベルの箇条書き）を書いてから制作に入ることをおすすめします。構成に使う時間は無駄ではなく、後工程の手戻りを大幅に減らすための最重要作業だと考えましょう。

　

パワーポイントの使い方をマスターして業務に役立てよう！

パワーポイントは、基本操作さえ押さえれば誰でも業務に活用できる資料作成ツールです。
文字の入力・図形の挿入・画像の配置といった基本操作だけでも、営業資料や社内報告書は十分に作成できます。

基本操作に慣れてきたら、ショートカッキーやスライドマスターといった機能を少しずつ取り入れていきましょう。

ただし、パワーポイントで資料を作る際は、情報量が多くなりすぎないように注意が必要です。

ビジネスシーンで頻繁にパワーポイントを使用するという方には、下記講座の受講がおすすめです。

◆【初心者から上級者まで】１日で学べるパワーポイントの教科書マスターコース

評価：★★★★★
コメント：基本的な作り方からExcelとの連携までいろいろ学べました。また、電車の中でイヤホンをつけてなくて音が出せない時に、字幕を見るだけで学習を進められたのもよかった。

評価：★★★★★
コメント：今回パワポで資料を作れるようになりたく購入しました。結論として、パワポの資料を作る為の知識は手に入れたと思います。コメント時点では、実際に手を動かしていないですか、メモと動画確認し、反復すればパワポを使いこなせるようになると思います。1日で学べると書いてあり、実際は視聴しながら勉強すると3日ぐらい掛かります。しかし、それだけ内容が詰まっており、役に立つと思います。これがこの価格で買えるのがすごい。

パワーポイントを上手に使いこなし、ビジネススキルを高めていきましょう！