エクセル・チェックボックスの作り方・削除や印刷、困ったときの対処法まで

office関連

2016/07/19

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アンケート用紙によく見られる、チェックマークに「レ点」を入れる小さな正方形を「チェックボックス」といいます。アンケートだけでなく、ToDoリストなどのチェックリストにチェックボックスはよく使われます。エクセルでチェックボックスを作成すれば、紙に印刷してから「レ点」を記入する必要がないだけでなく、チェックした数の集計をすることもできます。

今回は、日常業務でエクセルを使用する筆者が、チェックボックスの作り方や活用方法についてご紹介します。

この記事を読めば、エクセルでチェックボックスを簡単に作れるようになるでしょう!(バージョンはOffice2010に統一)

 

エクセルのチェックボックスの作り方

エクセルでのチェックボックスの作り方を解説します。手順に沿って行えば、簡単に作成できます。

チェックボックス・ボタンを使えるように設定する

チェックボックスを作るボタンは初期設定のタブやリボンには置かれていません。まず、チェックボックスを使えるように設定をします。例として、ここではエクセル画面左上の「クイックアクセスツールバー」に設定してみましょう。

 

ツールバー左端のドロップダウンボタンをクリックし、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」から、「その他のコマンド」を選択。

エクセルチェックボックス解説画像

エクセルのオプション設定ウィンドウが開くので、「コマンドの選択」のドロップダウンリストで「リボンにないコマンド」を選ぶ。表示されたリストの中から「チェックボックス(フォームコントロール)」を選択。

ウィンドウ中央にある「追加>>」ボタンを押すと右側の「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」のリストにチェックボックス・ボタンが追加されるので、そのまま保存。

エクセルチェックボックス解説画像

 

チェックボックスの作り方

上記で設定したボタンを押すと、カーソルが「+」に変わるので、図形の挿入と同じ要領でボックスを配置したい位置をクリックします。そのまま右下にドラッグしてマウスボタンを離すとチェックボックスの右側に「チェック 1」と書かれた四角形の図形が描かれます。

少し離れた位置でマウスをクリックするとチェックボックスが機能するようになり、ボックスをクリックするとチェックが入り、またクリックすると消すことができます。

テキスト「チェック 1」は、ボックスを右クリックし、ポップアップメニューの「テキストの編集」から変更できます。

エクセルチェックボックス解説画像

このチェックボックスは、セルの右下をドラッグすることで他のセルにコピーして使えます。

 

もっと便利に!チェックボックスの活用方法

チェックボックスの大きな利点は、エクセルで結果の集計が簡単にできることです。ここでは、そのやり方と活用法を見ていきましょう。

チェックの状態を他のセルに表示させる

チェックボックスには、チェックの有無を他のセルに表示する機能があります。

 

ボックス上で右クリックし、ポップアップメニューから「コントロールの書式設定」を選択。

エクセルチェックボックス解説画像

「コントロール」タブを選び、「値」を「オン」にして、「リンクするセル」からチェックの有無を表示させたいセル(例えばチェックボックスの右隣のセル)をクリックするとそのアドレスが入るので、OKを押して保存する。この表示させるセルは別のワークシートやブックでも構いません。

エクセルチェックボックス解説画像

 

ボックスにチェックを入れると設定した表示セルの値が「TRUE」になり、チェックをはずすと「FALSE」になります。集計する際には、この機能を使います。

エクセルチェックボックス解説画像

 

実際に集計してみよう!

ここでは簡単な例として、社内旅行の宿泊地でX、Y、Zのどこがいいか、15人の社員へアンケートを取り、そのデータを集計します。

 

設問:「あなたは次の3つの候補地のうちどこに行きたいですか?」

回答:X、Y、Zのいずれか。

 

エクセルでX、Y、Zの列を用意し、その下にチェックボックスを作ってそれぞれの社員のアンケート結果をチェックします。

①A1に「名前」、B1に「X」、D1に「Y」、F1に「Z」と入力します。A2~A5には、適当な名前を打ち込みます。

エクセルチェックボックス解説画像
②B2~B5、D2~D5、F2~F5にチェックボックスを合計12個設置します。そのそれぞれのチェックボックスの右隣のセルに、「TRUE、FALSE」が表示されるようにします。

エクセルチェックボックス解説画像
③回答しない人がいる場合でも回答数の合計を表示させるために、B6セルに「=COUNTA(C2:C5)」の式を入力。COUNTAは空白でないセルの数を数える関数です。

エクセルチェックボックス解説画像
④B7セルに「=COUNTIF(C2:C5, TRUE)」と入力し、この指定範囲のTRUEの個数を数えさせます。

エクセルチェックボックス解説画像⑤B8セルに「=B18/B17」の式を入れます。

エクセルチェックボックス解説画像

⑥%表示にすれば、候補地Xを希望する人の割合がわかります。この3つのセルをC・D列にコピーすれば集計表が完成します。

エクセルチェックボックス解説画像

 

 

チェックボックスのよくある疑問を解決!

チェックボックスで知っておくと便利なことや、よくある疑問の解決法を見ていきましょう。

チェックボックスを削除する

既にあるチェックボックスを削除するには、「Ctrl」キーを押したままチェックボックスをクリックし、Deleteキーを押します。

エクセルチェックボックス解説画像

ここで複数のボックスを選べば一度に消すことができます。

 

チェックボックスを印刷する、3-D表示にする

チェックボックスが印刷されない場合は、そのボックス上で右クリック-「コントロールの書式設定」で現れるダイアログの「プロパティ」タブで「オブジェクトを印刷する」にチェックを入れましょう。

エクセルチェックボックス解説画像

また、その上のオプションを「セルに合わせて移動やサイズを変更する」に設定しておくと、後でセルのサイズを変えたときにチェックボックスがズレてサイズを直す手間が省けます。さらに「コントロール」タブで「3-D表示」をチェックすると立体感のあるチェックボックスにすることができます。

エクセルチェックボックス解説画像

 

チェックボックスのサイズ、テキストを変える

ボックスのサイズを変えるには、右クリックして現れる枠線のつまみを動かします。また、ひとつのセルにぴったり収めたい場合は、チェックボックスを選択すると表示される「描画ツール」の「書式」タブから「配置」ボタンを押し、「枠線に合わせる」を選んでからボックスのつまみを動かすと、セルの縁に重なって配置されます。同じメニューの「枠線の表示」をオフにするとセルの枠線が全て消えます。

エクセルチェックボックス解説画像

複数のボックスの位置を揃えたい場合は、Ctrlキーを押したまま複数のチェックボックスを選択し、「配置」ボタンで上下左右の位置をきれいに整えることができます。一度入力したテキストを変えるには、テキスト部分をダブルクリックして直接書き換えます。

 

多彩に活用できるエクセルのチェックボックス

チェックボックスはコントロール機能と図形の2つの顔を持っています。ボックスの形や機能を変えるときはCtrlキーや右クリックを使うことを覚えておきましょう。また、今回は「クイックアクセスツールバー」にボタンを作りましたが、「ホーム」タブなどに追加することもできるので、自分の使いやすい位置に設定してください。

チェックボックスを使いこなすために、最初は少し手間がかかりますが、一度やっておけばいろいろと活用ができます。ToDoリストや健康チェックリストなど個人用にも応用してみてはいかがでしょうか。

  

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