エクセルよりすごい!?グーグルスプレッドシートをもっと活用しよう!

office関連

2016/11/09

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表やグラフの作成、データフィルタなどが簡単に作成できて、報告書などの各種資料作成に便利なエクセル。そのエクセル同様に便利なツールとして知られているのがグーグルスプレッドシートです。グーグルのアカウントがあれば誰でもオンライン上で利用することができ、用途によってはエクセルよりもさらに便利に使いこなすことができます。

今回は、日常業務でグーグルスプレッドシートをよく使う筆者が、グーグルスプレッドシートのメリットや具体的な機能についてご紹介します。

この記事を読み終わる頃には、グーグルスプレッドシートの使い方が身についていることでしょう!

 

グーグルスプレッドシートのメリット

エクセルと同じような機能を持つグーグルスプレッドシートには、どんなメリットがあるのでしょうか。エクセルと比較したメリットについてまとめました。

 

費用がかからない

大きな特徴として費用がかからないというメリットがあります。PCにエクセルが入っていない場合、新たにツールを購入すれば1万円以上の費用が必要となりますが、スプレッドシートは無料のグーグルアカウントを取得すれば、誰でも費用をかけることなく使うことができます。

 

いつでもアクセスが可能

スプレッドシートで作成・保存されたファイルは、オンライン上のグーグルドライブに保存されるため、スマートフォン、タブレット、PCのどこからでもアクセスできます。また、作成・編集・削除も可能で、外出時やクライアントなどの訪問先で急に資料が必要になった場合でも、Web環境さえあればすぐに開くことができます。

 

複数人と共有できる

グーグルスプレッドシートでは、オンライン上で共有設定にしておけば許可された人のみでデータを共有することが可能です。共有すれば同時に複数人と編集・更新作業をすることができ、常に1つのファイルが最新の状態で保存されます。エクセルのように、同じ資料が複数できてしまい、どれが最新のデータかわからなくなることがありません。

 

自動保存

オンライン上で変更したデータや新規作成したファイルは、ほぼリアルタイムで自動保存されます。そのため、上書き保存し忘れた場合や誤って閉じてしまったときにもデータが保存されているので、エクセルと比べてミスが発生しません。

 

グーグルスプレッドシートとエクセルを連携!

グーグルスプレッドシートは操作方法もエクセルに近いので使いやすいだけでなく、作成したファイルをそのままエクセルと連携することも可能です。

 

スプレッドシートをエクセルに保存

スプレッドシートで作成したファイルをエクセルデータとしてダウンロード保存することができます。

まずは、グーグルドライブ上の画面から保存したいスプレッドシートを選びます。

グーグルスプレッドシートの解説画像

「ファイル」タブから「形式を指定してダウンロード」を選択します。すると、選択した形式に変換されてダウンロードされます。

グーグルスプレッドシートの解説画像

 

また編集画面からエクセルデータとして保存することも可能です。対象のスプレッドシートの編集画面から「ファイル」タブの「形式を指定してダウンロード」から「Microsoft Excel(.xlsx)」を選択します。

 

エクセルをスプレッドシートとしてアップロード

逆にエクセルデータをスプレッドシートにアップロードすることもできます。グーグルドライブ上の画面から「新規」ボタンを選択します。

「ファイルのアップロード」からアップロードしたいエクセルファイルを選択します。

グーグルスプレッドシートの解説画像

 

ただし、スプレッドシートとエクセルは完全にそのまま互換できるわけではありません。例えば、グラフは再現されないため、新規にスプレッドシート上で再作成する必要があります。また、セルの幅を超えた文章も切れてしまう場合があり、事前にエクセル上でセル結合やセルの長さを調整して表示させておく必要があります。

 

グーグルスプレッドシートのおすすめ機能

グーグルスプレッドシートには、エクセルにはない機能がたくさんあります。資料を作成する上で利用したい、おすすめの機能をご紹介します。

 

オフラインで作業をする

オフライン状況であっても、スプレッドシートを閲覧・編集することができます。事前にスプレッドシート「設定」をクリックします。

グーグルスプレッドシートの解説画像

オフライン設定をオンにしておきましょう。

グーグルスプレッドシートの解説画像

オフライン状況でPCから直接スプレッドシートファイルを利用するためには、MacやWindows版のグーグルドライブをインストールしておく必要があります。

 

地図や地図グラフが作れる

スプレッドシートでは棒グラフや円グラフといった一般的なグラフはもちろん、エクセルにはない地図グラフを作成することができます。国名を利用することによって、地図とデータを組み合わせた世界地図を作成することもできます。世界各地の人口や生産高といった資料作成の際に、便利な機能です。

また、スプレッドシートはグーグルのサービスということもあり、「グーグルマップエンジン」を利用した地図を作成できます。「グーグルマイマップ」にアクセスし、「新しい地図を作成」をクリックします。

グーグルスプレッドシートの解説画像

その後、住所や建物名で検索を行い「レイヤを追加」を選択します。

グーグルスプレッドシートの解説画像

インポートをクリックして該当データのスプレッドシートを選択します。

グーグルスプレッドシートの解説画像

 

編集を自動でメール通知してくれる

共有設定で許可された共有者がスプレッドシートの編集を行ったら、自動的にメールで通知してくれる機能もあります。設定方法は、メール通知したいスプレッドシートの編集画面から「ツール」タブの「通知ルール」を選択します。

グーグルスプレッドシートの解説画像

変更点をすぐ確認したい場合などに設定しておくと、スマートフォンでも閲覧・確認できます。

 

便利なグーグルスプレッドシートをどんどん活用しよう!

グーグルスプレッドシートはとても便利なツールです。機能的にエクセルと同じと思われている方は大きな間違いで、オンライン上の利点を最大限利用できたり、グーグルの他のサービスと連携できるなど、エクセルにはないメリットがたくさんあります。

グーグルアカウントさえ取得すれば誰でも無料で利用できるため、まずは気軽に使ってみましょう。使いこなせるようになれば、エクセルを超える仕事の効率化ができるかもしれません。

  

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