人事部３年目の若手社員が、ルーティン業務の自動化に挑戦！

トヨタ車体株式会社は、全社的なDX人材育成施策の一環としてUdemy Businessを導入し、現場主導のDXを推進しています。そこで今回は、現場主導でデジタルを活用した業務改善に取り組む若手社員の２人を取材しました。第２回は、人事部の吉村美樹さんにお話を聞きました。

多忙な人事業務を軽減したい

トヨタ車体は、クルマの開発から生産まで一貫して対応できる強みを生かし、海外事業を展開しており、タイやインドネシア、マレーシア、台湾、中国といったアジアに加え、北米にも生産拠点があります。

現在は約70名の社員が海外の関連会社に赴任しており、人事部の吉村美樹さんは、社員の海外赴任・帰任に伴う手続きを一手に担当しています。例えば、給与計算や、ビザの申請・発行、引っ越し手配などの手続きです。

吉村さんが業務改善に着手したのは、それらの業務の中に残っていた手作業の部分を省力化したいという思いからでした。

「人事部はつねに多忙なのですが、業務の中には手作業の工程が多く残っていました。それらの工程を自動化し、より付加価値の高い業務に時間をかけられるようにしたいと考えました」

吉村さんの思いの原点には、人事部の前に所属していた吉原工場での４年間の経験がありました。トヨタ生産方式（TPS）の考え方を基盤に、ムダを排除し、利益を最大化するための改善が日常的に行われている同工場で、吉村さんは部品の生産管理部門を担当していました。同部門でもExcelを使った自動化が積極的に進められ、多くの社員がマクロを組むことができました。

「吉原工場では、私もデジタル変革推進部が主催するVBA研修に参加し、業務改善に取り組んでいました。しかし人事部に異動後は、日々の業務に追われてなかなか業務改善のために取り組む時間を確保できていませんでした。ただ、人事部も3年目に入った頃から少し余裕が生まれてきて、人事部でも業務改善に取り組みたいという気持ちが強くなっていきました」（吉村さん）

人事部内でもデジタル勉強会が開催され、デジタルを用いた業務改善例が報告されるようになったことで、学びに前向きな雰囲気が出てきました。それも、吉村さんの挑戦を後押ししました。

煩雑な海外赴任者へのメール送信の自動化に着手

吉村さんがまず取り組んだのは、海外赴任をする社員へのメール送信の自動化でした。人事部は、海外赴任者に赴任日1か月前には赴任前後の手続き、帰任日3か月前には帰任手続き、さらに帰任日1か月前には帰国前後の就業入力についてなど、時期に応じた手続きを案内するメールを送信しています。海外赴任者の情報はExcelで管理されており、吉村さんは毎月、月初に該当者を抽出し、メール文章の作成と資料添付、送信までを一つひとつ対応していました。すべて手作業で非常に手間がかかっていたため、自動送信できないかと考えました。

「赴任時期は1月、4月に集中しますが、それ以外の月にも海外赴任をする社員がいるため、毎月Excelを確認し、該当者に適切な案内を確実に送る必要があります。手間がかかる上、抜け漏れが許されない業務でした。メール送信を自動化できれば負担軽減はもちろん、業務の確実性を担保できると考えました」（吉村さん）

業務改善に向けた学びをスタート

メール送信の自動化を図りたいと考えたものの、何から着手すればよいのかが分からなかったと、吉村さんは語ります。

「以前の部署では、Excelでマクロを使用した作業の自動化に取り組んだ経験はありました。ただ、ExcelとOutlookと異なるソフトをまたいで自動処理を行う場合、どのようなツールを使えば実現できるのかが分かりませんでした」

そこで、吉村さんはメール送信の自動化の方法を探るため、社内で利用している生成AIにヒントを求めました。

「生成AIで調べると、MicrosoftのPower Automateが適していることが分かりました。そこでUdemy BusinessでPower Automateに関する初心者向けの講座を検索し、レビュー数の多い講座から順に視聴しました」

吉村さんが視聴した講座の中で実務に一番役立ったのは、「作って学ぶPower Automate ! 現場で役立つ15個のフローを作って業務改善にすぐに役立てる」という講座でした。

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作成者: ギークフジワラ geekfujiwara(Microsoft Power Platform, Power Apps, Copilot Studio)

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「Power Automateを含むPower Platformの概要から丁寧に説明されていて、初心者の私でも理解しやすい内容でした。職場で役立つ15の業務改善の実例が紹介されており、『これならできそう』『少し応用すれば自分の業務にも使える』と思えました」（吉村さん）

スキマ時間で学習習慣を確立

吉村さんは、通勤時の電車やバスの中でスマホを使ってUdemy Businessの講座を視聴しています。

「どの講座も短いセクションに分かれており、移動中などでも無理なく視聴できる構成になっています。学習に対するハードルがぐっと下がりましたが、動画サイトのドラマを見たいという気持ちに負けそうな時もありました。そうした時は、一番簡単そうな箇所から見るなど、工夫しています。一度視聴し始めれば、集中して見続けることができました」

Udemy Businessで学習を進めながら、業務の合間に自動送信のシステムの構築に取り組んだ吉村さん。作業中で疑問が生じた場合は、社内のデジタル化やDX推進に関する相談を受け付けているデジタル変革推進部のヘルプデスクに問い合わせをしました。

「以前の部署でも、VBAを使っている際にエラーの原因が分からず、一人では解決できないことがありました。そうした場合、周囲の人に質問するとすぐ解決できることがありました。そこで、今回はヘルプデスクにメールで相談し、解決のヒントをもらうことで、前へ進むことができました」（吉村さん）

吉村さんは、忙しい中でも学びを続けられた理由を次のように話します。

「人事部の業務は広範囲に渡るため、できるだけ業務を省力化・効率化していかないと、付加価値の高い業務ができませんし、残業時間が増えてしまいます。海外赴任者の人事制度の見直しといった自分が取り組みたい業務に時間をかけるためにも、省力化を図っていこうと考えました」

生成AIを活用した説明動画の作成にも挑戦

吉村さんは、メール送信の自動化と並行して、ほかの業務改善にも取り組みました。その一つが、海外赴任者対象の説明動画の制作です。これまでは、赴任前に対面で２時間の説明会を実施し、吉村さんがスライドを見せながら注意点を口頭で伝えていました。

「すぐ質問に答えられるといった対面ならではのメリットはありますが、毎回同じ説明を繰り返すのを何とかできないかと考えました。そうした折、社内でAIが話す動画を目にし、オンデマンド動画を作成すれば、説明会を省力化できると思いつきました。多忙な社員にとっても、オンデマンド動画の方が時間や場所を選ばず視聴できて都合がよいのではないかと考えました」（吉村さん）

デジタル変革推進部に相談し、AIを活用した説明動画の制作にも挑戦し始めました。

「既にスライドの制作を終えて、AIで音声をつけて動画にしているところです。海外赴任者には説明動画を事前視聴してもらい、重要な注意点を対面で伝える形にすれば、対面で会うのは30分程度で済むため、双方にとって効率的だと考えています」（吉村さん）

自分が取り組みやすい分野から着手し、自信をつける

吉村さんは、今後さらに業務改善の範囲を広げていきたいと意欲的です。

「現在は自分の担当業務の改善ですが、今後は関係者を含めたフローを見直し、ムダや非効率な部分を改善していきたいと考えています」

最後に、業務改善に挑戦したい方へのメッセージを送ってもらいました。

「興味のある分野を気軽に学び、小さな改善を積み重ねていくとよいと思います。小さい改善でも成功すればそれが自信となり、次の学びや改善の原動力となるはずです」（吉村さん）

企業名：トヨタ車体株式会社
業種：トヨタ車の企画・開発・生産
従業員数：17,712名(2025年3月末現在／連結) 
トヨタグループの一員として、ミニバンや商用車、SUVを中心にハイエースやアルファード、ノア等、トヨタ車の企画・開発～生産まで担う完成車両メーカー。