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業務効率化とは?成功事例に学ぶ手法や役立つツール・アイデアを紹介!

企業のリソースを有効活用し生産性をアップさせるには、業務効率化が鍵となります。この記事では、業務効率化を行う上で知っておきたい知識や具体的な改善策について、成功事例とともにご紹介します。

業務効率化とは?目的と注意点を解説

業務効率化とは、仕事のやり方を改めることにより「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減し、会社の生産性を高めることを指します。ここでの「ムリ」「ムダ」「ムラ」とは、以下のようなことを指します。

  • ムリ: スケジュールの過密などにより、社員への負担が大きすぎる状態
  • ムダ:資金や時間、人材などのリソースが余っている状態や、形骸化していて意味のない業務
  • ムラ: 閑散期と繁忙期で業務の負担が著しく異なる、一部の社員や部門に業務が偏るなどの状態

こうした会社内での「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減することのメリットは、生産性向上だけではありません。業務効率化に取り組めば、社内リソースの最適な分配によるコストの削減や人手不足の解消が期待されます。また、労働環境改善によって、従業員の満足度・モチベーション向上や離職率の低下にもつながります。

モチベーション

ただし、業務効率化は、どの企業も一律に同じ手法が役立つというわけではないことに注意が必要です。また、新しい方法やツールを導入するためには、それらに対応できる人材が必要です。さらに、新しい方法が浸透するまでに時間がかかる場合もあります。会社の状況や改善したい業務をしっかりと把握し、業務効率化の手法を検討することが重要です。

なお、個人で導入できる作業時間の短縮については「時間管理していますか?一流ビジネスパーソンになるための時間管理術とは」を併せてご覧ください。

 

業務効率化の手法と役立つツールを紹介      

ここでは、業務効率化をする上で参考にしたい手法や、役立つツールなどをご紹介します。

業務効率化の手法①業務のムダをなくす

業務の洗い出しを行い、ムダな作業や手続き、やりとりを削減します。無駄な作業をなくし、より重要な業務に時間を割けるようになります。

例えば、リモートワークやWeb面接、Web会議を導入することで、移動時間の削減が可能になります。また、設備の貸し出しや企画書の承認をシステム内で行える「グループウェア」を導入すれば、社内申請の手順がわかりやすくなるだけでなく、管理を一元化でき、時間短縮にもつながるでしょう。

ほかにも、決済などの手順が自働化されている「ワークフローシステム」なども、作業の「ムダ」削減に役立ちます。

業務効率化の手法②ツールを使って電子化・自動化

ITツールの導入による機械化・電子化は、時短だけでなく、単純作業を自動化することでヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

例えば、顧客になりそうな相手をリスト化し電話で営業の申し込みを行うテレフォンアポインター、いわゆる「テレアポ」は、担当者が電話をかけ続けなければならず、効率的とはいえません。場合によっては、営業活動の申し込みをメールで行い、反応の返ってきた顧客への対応に時間を割くことで、リソースをより有効に使えるかもしれません。

ほかにも、エクセルでの繰り返し作業をマクロ機能によって自動化する、数字のチェックといった定型業務をRPA(Robotic Process Automation)に任せる、MA(マーケティングオートメーション)システムを活用して顧客情報の管理や更新を自動化する、といった手法があります。

なお、エクセルのマクロについて、詳しくは「エクセルのマクロ作成法!業務を加速させる超便利な機能とは」をご覧ください。

Webで作業

業務効率化の手法③優先順位を付け、担当変更やアウトソーシング

ムダな作業の削減やITツール導入による自動化を経て、社員が行うべきと判断された業務に、優先順位を付けていきます。そのうえで、優先順位の高くない業務のうち、担当以外の社員でもできそうな仕事についてはほかに割り振るか、ほかの企業などに外注してアウトソーシングすることで、社内の負担を分散することができます。

ある業務をアウトソーシングするかどうかは、その業務が会社の中核となる強み(コア・コンピタンス)につながるかという点で検討します。会社の強みとなる業務は、顧客満足度や経験値の観点から、アウトソーシングには向きません。コア・コンピタンスとは無縁の仕事であれば、アウトソーシングの活用を検討してみるかちがあります。

特に、以下のような業務はアウトソーシングに向いています。

  • 新人研修のビジネスマナー講座
  • 単純なデータ入力など、高度な知識を要さない作業

また近年では、クラウドソーシングサービスも注目を集めています。

このほか、タスク管理ツールやTodoリストをチーム内で共有し、作業の進捗状況を把握することも、業務の効率的な割り振りに有効です。

業務効率化の手法④マニュアル・フローチャート化

業務のマニュアルやフローチャートを作ることで、効率化や指導にかける時間の短縮、ヒューマンエラーの防止につながります。また、業務の方法やルール、注意点を共有できることで、作業をした人に関わらず、業務の質を一定以上に維持できるというメリットもあります。

例えば、仕入れや発注の方法をマニュアル化することで、新人でも担当しやすくなるといったケースが考えられます。

また、マニュアルサービスやファイルストレージを利用することで、チーム内のマニュアル共有が簡単になります。

さらに、1日、1週間、1か月の業務の流れをフローチャートとしてまとめ、リマインドツールを組み合わせれば、作業を行うべき時間にメールなどで知らせることも可能です。

業務効率化の手法⑤データや情報の共有、コミュニケーションを効率化

情報共有のための会議やメール、電話の中には、ITツールを用いることで効率化できるものがあります。例えば、報告会など情報共有が目的の会議は、ビデオ通話システムを利用することで、場所を選ばず参加できるようになります。

また、従業員の出勤や外出などの予定をカレンダーツールで共有する、チームメンバーへの連絡を行いやすいビジネスチャットツールを導入するなども効果的です。ビジネスチャットは対話形式で会話の流れを確認しやすく、メールと比べてリアルタイムに情報が共有できるというメリットがあります。

また、CRMシステム(顧客情報管理システム)を導入すれば、カスタマーサポート部と営業部間の顧客情報の共有が可能です。情報が一元化できることから、顧客満足度の向上にもつながります。

Web会議

業務効率化の成功事例をチェック

ここでは、日本の企業の取り組みから、業務効率化の成功事例をご紹介します。

株式会社ZOZO

顧客との関係構築を重要視するZOZOでは、売上の効率化を図るだけのCRM(Customer Relationship Management、顧客関係管理)とは異なる「CFM(Customer Friendship Management)」という独自のコンセプトを構築。そのコンセプトを元に、顧客管理システムをリニューアルしました。カスタマーサービスでは、電話とメールに加え、チャットとSNS連携にも対応できるクラウドツールに切り替えたことで、顧客軸で使いやすく、さまざまな情報を管理できる体制を整えることに成功しました。

顧客の需要にマッチしたツールの利用により、社内の業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上も図っています。

株式会社プリンスホテル 東京プリンスホテル

株式会社プリンスホテル 東京プリンスホテルでは、冷蔵庫・冷凍庫・調理場内を温湿度監視できるシステムを導入し、より安全な管理ができるようになりました。また、記録を電子データ化し、帳票の記入業務負担の軽減に成功。現場担当者の満足度も高められています。

さらに、プリンスホテル系列のホテルで統一した営業支援ツールを導入するといった取り組みも行われています。

株式会社マルハニチロ物流

入出庫業務から通関業務、輸配送業務など、幅広い業務が関わる物流。マルハニチロ物流では、顧客のビジネスプロセス全体を見据えて課題を発見し、それぞれの業務に必要な機能を組み合わせた最適な物流プロセスの構築を行っています。

例えば入出庫業務においては、商取引に関する情報を標準的な形式に統一するEDI処理を利用。多様化する入出庫依頼や在庫照会などの情報を一元化し、業務の効率化を実現しています。

 

コスト削減だけでなく、従業員の満足度にもつながる業務効率化ですが、会社にマッチした施策を行うことが重要です。この記事を参考に、業務効率化に取り組んでみてください。

 

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