Googleドライブのもっと便利な使い方。簡単に共有できてセキュリティもバッチリ！

Googleドライブは、クラウド上にファイルを保存できる機能です。Googleドライブを活用すれば、パソコンのハードディスクではなく、クラウド上に大量のファイルを保存できるだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできたり、他の人とファイルを共有することも可能です。まだ一度もGoogleドライブを使ったことがないという人は、この機会にぜひ使い方を覚えて、業務で活用してみてください。

今回は、日常業務でGoogleドライブをよく使う筆者が、Googleドライブの基礎知識と便利な活用法をご紹介します。

この記事を読み終わる頃には、Googleドライブを使いこなせるようになっているでしょう！

※Googleドライブと一緒に、Googleスプレッドシートの使い方も知っておくと、一気に生産性が高まります。ぜひ合わせてGoogleスプレッドシートについて説明した記事もご覧ください。

Googleドライブの基本サービスとは？

まず、グーグルドライブについての基礎知識を解説します。Googleドライブは使い方も設定も簡単で、いつでもどこでも、インターネットにつながってさえいれば同じファイルにアクセスすることができます。

Googleドライブとは？

Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。クラウドサービスになっているので、オンラインでさえあれば、どこにいてもフォルダやファイルにアクセスすることが可能です。現在は無料アカウントで15GBまで利用できます。

Googleドライブでできること

Googleドライブには、写真や動画、テキストデータ、デザイン、音楽などを保存することが可能です。スマートフォン、タブレット、パソコンなどさまざまなデバイスでアクセスできるほか、WindowsとMacどちらでも、保存されているファイルを他のユーザーと共有して使えるため、プライベートでもビジネスでも大活躍します。まさにクラウド時代にふさわしい、オンラインストレージサービスだと言えるでしょう。

Googleドライブでファイルを作成するメリットとは？

Googleドライブでファイルを作成するメリットについて解説します。キーワードは、「共有」です。

Googleドライブでファイルを作成するメリット

・ファイル形式を自由に変更可能

Googleドライブで作成されたドキュメントは、ファイル形式を自由に変えられるので、変換して異なるフォーマットのファイルとして利用できるというメリットがあります。例えば、ワードの文書をPDF形式にしたり、PDFファイルをエクセルの表計算形式にすることができます。
・ファイルの共有機能

リンクのURLを他人に教えるだけで、他の人がファイルを閲覧することができるようになるだけでなく、公開設定オプションを「共同編集者」にすると、コメントを利用したトークも可能になります。スマートフォンやタブレットなどからも編集できる優れものです。

ファイルの共有方法とは？

・特定のユーザーと共有

1）Googleドライブを開き、「マイドライブ」より、共有したいファイルを選択します。

2)「共有」アイコンをクリックします。

3）共有したいファイルの名前を記入し、「保存」をクリックします。

4)共有したい相手のメールアドレスと、アクセスレベルを選択します。

5）「送信」をクリックすると、相手に共有のお知らせメールが届きます。

・リンクで共有

ファイルを選択するところまでは上記の手順と同じです。共有したいファイルの選択が完了したら、上部にあるクリップ型の「共有可能なリンクを取得」アイコンをクリックします。

この時点で、クリップボードにファイルへのリンクがコピーされています。

Googleドライブは、セキュリティを万全に！

他人とファイルを共有する上で大切な「セキュリティ機能」について解説します。セキュリティを学んで、ファイルの安全管理に努めましょう。

セキュリティの重要性

Googleドライブには個人情報が保存してあるので、セキュリティはとても大切です。Googleはアカウントのセキュリティ診断を以前から勧めていて、過去にはセキュリティ診断を行ったユーザーに対して、無料でGoogleドライブの容量を2GB増やすキャンペーンの実施を行っていました。それだけ個人情報の取り扱いには注意が必要だということです。

セキュリティを高める方法

・2段階認証の設定は、セキュリティ対策として効果的です。2段階認証とは、パスワードとパスコードという2回の認証が必要な設定のことです。パスコードは、Googleからかかってくる電話で直接教えてもらいます。受け取ったパスコードは、自分以外の人には教えないようにしましょう。

・暗号化もセキュリティを高めることに有効です。クラウドと連携した暗号化アプリなどを使用して通信やファイルそのものを暗号化すると、高いセキュリティを確保することができます。

・公共のワイヤレスネットワークに接続しないといった対策も重要です。誰が利用しているかわからないネットワークにむやみに接続してしまうと、通信が読み取られてしまうおそれがあるからです。

Googleドライブをマスターして、仕事の効率をアップ！

便利な機能が満載のGoogleドライブは、オンラインで仕事をする上では欠かせないツールのひとつです。これまで十分な活用ができていなかったという方は、ご紹介した使い方をぜひマスターしてください。それだけで、仕事の効率が大幅にアップすることでしょう。