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時間管理していますか?一流ビジネスパーソンになるための時間管理術とは

仕事、プライベートで充実した毎日を送るためには、時間管理の取り組みが大切です。有限な時間というリソースをフル活用し、一流のビジネスマンを目指しましょう。

こちらでは、具体的な時間管理の取り組みについてご紹介します。

時間管理はなぜ大切なのか?

仕事において時間管理ができるようになると、多くのメリットがあります。

最たるメリットが生産性の向上です。時間管理ができると、てきぱきと仕事をこなせるようになるため、勤務時間内にできるタスクが増えます。前倒しでスケジュールを進められれば、納期に追われるストレスもありません。

時間管理のメリット

他の社員と比較して効率的に作業を進めていれば、当然周りからの評価も高くなるでしょう。時間管理能力が評価され、より重要な仕事を任せられるようになるかもしれません。

また、時間管理を上手に行うことで、空いた時間を自分のスキルアップのために使うこともできます。
残業も減り、仕事でプライベートが圧迫されることもないため、友人や家族、恋人との時間を増やすこともできるでしょう。このように、時間管理能力を身につけると仕事だけではなく、プライベートにも好影響をもたらします。

 

時間管理するための5ステップ

では、具体的な時間管理をするための方法として、意識や取り組みを5ステップに分けてご紹介します。

時間管理の5ステップ

【時間管理ステップ①】時間が決まっている仕事と決まってない仕事を分ける

時間管理をするにあたっては、まず仕事を「時間が決まっている仕事」と「時間が決まっていない仕事」に分けて考えることが大切です。

時間が決まっている仕事には、会議、ミーティング、面談、納期のある仕事などしっかりとスケジューリングされた仕事が該当します。一方、時間が決まっていない仕事の代表例はメール返信や資料作成などです。

【時間管理ステップ②】時間が決まっている仕事を予定に書き込む

続いて、時間が決まっている仕事を予定として書き込みます。

ポイントは、複数のツールを用いず、ひとつのツールにすべての予定を書き込むことです。複数のツールを使うと書き込み忘れや確認漏れが起きます。

新たに決まった予定もすぐに書き込みましょう。アポイントに関しては記憶を過信せず、必ずスケジュールを確認したうえで決めてください。
この際、1時間おきに予定を入れたりせず、移動の時間などに余裕を持ったスケジュールで自由な時間を確保しておくことが大切です。
また、複数人が関わるアポイントの場合は、必ず上司や部下、商談相手のスケジュールも確認します。

【時間管理ステップ③】タスクの優先順位を付ける

続いて、時間が決まっていない仕事であるタスクを管理する作業を開始します。

かかえているタスクをすべてリストアップしましょう。次にそれぞれのタスクに優先順位を設定していきます。

ポイントは重要性と緊急度を基準にした優先順位付けを行うことです。

この2軸による優先順位付けを行うことで、重要かつ緊急のタスクから消化しやすくなります。
反対に、重要性や緊急度が低いタスクは、本当に取り組むべきか検討できるようになります。

【時間管理ステップ④】タスクの情報を整理する

優先順位を付けたら、タスクの情報を客観的に整理していきます。

タスクを整理する

具体的にはタスクに対して以下の情報を付け加えます。

  • 開始日
    「時間が決まっている仕事」の空き時間の中で決める
  • 締切日
    締め切りが決まっていない場合も目安で設定する
  • タスクの目標・目的
    漠然とした内容ではなく、可能な限り数値化・具体化する(3件の顧客を訪問する、記事を2本仕上げる、など)

整理した情報は、一緒に仕事をする人にも見える形で提示するとよいでしょう。マネージャーが作業分担しやすくなります。

自分がマネージャーの立場であれば、部下の管理をする上で、振り分けたタスクを把握しやすくなります。

【時間管理ステップ⑤】自分が使える時間を把握する

最後にスケジュールをながめ、自分が使える時間を把握します。新たに発生するタスクや自分のやりたいことで空いた時間を埋めていきます。

ひとつのタスクにかかる時間は正確に予測できません。そのため、逆に、自分がかけられる時間を把握し、その範囲内でタスクを終わらせることを意識したほうが効率アップにつながります。

 

時間管理におすすめのアプリ・ツール

記憶に頼らない時間管理のために、アプリやツールを使いましょう。以下ではおすすめのアプリ・ツールをご紹介します。

時間管理アプリ

Googleカレンダー

GoogleカレンダーはPC、スマートフォンで利用できるスケジュール管理アプリです。
スケジュールはアカウント単位で管理されるため、スマホ、PCなど端末を問わず予定が共有されます。

仕事用、家庭用といった区別ができる複数のカレンダーを管理できる点や、予定の通知機能などが便利です。仕事では、他のユーザーとカレンダーを共有する機能が役立つでしょう。入力した予定は日単位、週単位、月単位で表示されるため確認が容易です。

また、基本的に無料で利用できます。

Toggl

Togglは作業時間のログを記録できるアプリです。

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作業開始時に「Start」をクリック、終了時に「Stop」をクリックするとその作業にかかった時間が記録されます。複数のログを1日の作業履歴として残しておくことが可能です。記録されたログは、作業にかかる時間の予測や業務効率化に役立てられます。ログをレポートとして他のユーザーと共有することもできます。

こちらは、無料版と有料版がありますが、無料でも十分に時間管理を行えます。

Todoist

Todoistはタスク管理アプリの代表格として広く普及しています。

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特徴は、シンプルで初めての方にも扱いやすいデザインです。項目として「Todo(やること)」を追加していくだけで簡単にタスク化できます。終了したタスクに関しては、チェックボタンを押して消していきます。他のツールとの拡張性に優れている点もポイント。Google Chromeの拡張機能として追加すれば、Webページを「後で見るタスク」として追加できます。

こちらも基本的に無料で利用できます。

手帳

ここまでアプリについてご紹介しましたが、手帳も便利な時間管理ツールです。

手帳のメリットとして、使い方が自由な点が挙げられます。時間管理用ツールだけではなく、メモとして利用することも可能です。カラーペン、蛍光ペン、付箋などで工夫し、自分だけの時間管理ツールとして使うのがおすすめです。

 

時間管理するときのコツ!朝は集中力がある?

最後に意識していただきたいのがタスクを配置する時間帯です。人間の集中力は1日の中で変動するため、それぞれの時間帯に配置すべき作業内容は異なります。

朝はまだ集中力が消費されていない時間帯です。そのため、資料作成など頭を使う仕事が適しています。午後からは集中力が低下してくるため、営業、ミーティングなど身体の動きを伴う仕事をするのがおすすめです。

タイムスケジューリング

夕方になると集中力はあまり残っていないと考えられるため、何かを考えて生み出すような作業は向いていません。頭を使う必要がない単純作業を行いましょう。1日の作業で疲れ切っている夜は「インプットの時間」として位置づけ、会食や読書のために使うのもおすすめです。

あくまで例ですので、それぞれの作業に対し、自身に合った作業時間帯が見つられると、効率的な時間管理ができるようになるのではないでしょうか。

 

時間は最も貴重なリソースと言えます。一方で、やみくもに作業スピードを上げると疲れ切ってしまうのも事実です。

時間管理ができるビジネスパーソンは今回ご紹介したような時間管理法を用いて、作業と仕事全体の効率化、プライベート時間の確保を図っています。だらだらと過ごしてしまう時間が多い方は、ぜひアプリなどを活用し、効率的な時間管理に取り組んでみてください。

 

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