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Web会議とは?システムはどれがいいの?必要なものやコツを解説

Web会議システムとは、パソコンやスマートフォンを使い、インターネット上で行う会議のことです。現在では、さまざまな種類のWeb会議システムが展開されています。

この記事では、Web会議の基本的なやり方や、おすすめのWeb会議システムについてわかりやすく解説します。

Web会議とは?定義や基本的なやり方を解説

Web会議とは、インターネット上で行う会議のことです。パソコンやスマートフォンを用いることで、遠方の拠点とも動画や音声、資料の共有などのやり取りを行うことができます。

現在では、ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsなどがメジャーなWeb会議システムとして利用されています。

Web会議は専用の機器の必要はなく、インターネットに接続できる場所であれば、場所を選ばずにどこでも参加できることが一番のメリットです。

また、画面を通して表情やジェスチャーのやり取りも可能であり、さらにテキストでのコメントや画面共有などの機能によって円滑なコミュニケーションができることも大きな特徴です。

Web会議とテレビ会議の違いとは?違いはシステムと必要なもの

Web会議と似た遠隔会議の形式に、テレビ会議があります。

2つのシステムの大きな違いは、テレビ会議は電話線を、Web会議はインターネットを利用する点です。

家で会議

テレビ会議は、電話線を利用したインターネット回線である「ISDN」や、テレビ会議の専門線を利用して、遠方の相手と直接的に連絡をとるためのコミュニケーションツールです。

拠点と拠点をつなぐ形での通信となるため、会議に参加するすべての拠点に専用の機器が必要です。本社と支社など、テレビ会議でつながる場所に専用の製品を常設しておかなければなりません。また、テレビ会議の参加者は、専用機器が設置されている会議室などの部屋に集まらなければなりません。

一方のWeb会議は、インターネット上で会議を開催するコミュニケーションツールです。

テレビ会議のように専用機器の必要はなく、パソコンやタブレット、スマートフォンからでも接続できますし、インターネットにアクセスできれば自宅からでも会議に参加できます。

 

【おすすめWeb会議システム比較】メリットや無料・有料サービスの違い

ここからは、人気のWeb会議システム4つの特徴や機能を比較していきます。
※この記事は、2020年7月時点での情報です。

おすすめのWeb会議システム①Zoom

まずご紹介するWeb会議システムは、Zoom(ズーム)です。

ZoomはアメリカのZoomビデオコミュニケーションズ社が開発したWeb会議システムです。リンクの共有などにより、アカウントを持っていなくても参加できることが特徴です。

主催者(ホスト)と参加者(ゲスト)という形で開催され、ゲストはホストから送られてくる会議専用のURLをクリックするだけで参加できます。また、アプリだけではなく、インターネットブラウザからの参加も可能です。

リモート会議の基本的な機能である映像や音声のやり取りはもちろん、自分のデバイスに表示している画面を相手に見せる「画面共有」や、参加者のデバイスを代わりに操作できる「リモートコントロール」、任意の画像を人物の背景として合成できる「バーチャル背景」など便利な機能もあります。

Zoomは無料プランと3つの有料プランがあり、チームの規模によって最適なプランが選べるようになっています。

有料プランでは、3人以上での長時間の会議や、セミナーや講演などに使える101人以上の会議の開催、録画データが自動保存される機能があります。

おすすめのWeb会議システム②Google Meet(旧Hangouts Meet)

次にご紹介するWeb会議システムは、Google Meet(旧Hangouts Meet)です。

Google MeetはGoogle社が提供するWeb会議システムで、Google社のビジネスツール「G Suit」のひとつです。

初期設定で、会議に参加するために専用アプリのダウンロードは必要なく、ブラウザもしくはアプリからリンクの共有などで参加できます。ただし、参加には無料のGoogleアカウントを持っている必要があります。

メリットとしては、Google社のシステムであるため、Googleカレンダーなど他のGoogleツールと連携しやすいことが挙げられます。また、他のWeb会議システムとの連携も可能です。

また、字幕機能や電話音声の利用もでき、無料版であっても60分間、原則100人までが接続できます。(※2020年9月30日までは時間無制限で利用可能)

映像画面や会議中のチャットデータも記録でき、会議主催者のクラウドストレージ内(Googleドライブ)へ保存されます。

なお、クラウドストレージサービスについて詳しく知りたい方は「【クラウドサービス比較まとめ】法人・個人向けおすすめサービスを一覧で紹介 」を併せてご覧ください。

Google Meetでは、Web会議システム単体としての有料プランはありません。Google Meetを含む「G Suit」には3つの有料プランがあり、有料プランではドライブの保存容量の増加や、サポートやセキュリティが手厚くなり、より安全に情報のやり取りができるというメリットがあります。

セキュリティー

おすすめのWeb会議システム③Skype

次に紹介するのは、Skype(スカイプ)です。

Skypeはスカイプ・テクノロジーズ社が開発し、2011年にマイクロソフト社が買収した、インターネット通話およびWeb会議用のシステムです。

ブラウザおよびアプリから参加することができ、アカウントを持っていなくてもリンクの共有などで会議に参加できます。

無料版でも最大50人の参加者と接続することができ、かつ時間無制限で利用できます。

字幕や画面共有、録画機能、チャットも可能。プライベートはもちろん、企業でのWeb会議システムとしても十分に利用できます。

Skypeには上位機能のある有料版はありません。有償のサービスとしては、海外の固定/携帯電話との音声通話が格安で行えるサービスが提供されています。

また現在マイクロソフトでは、ビジネス向けサービスとして、後述のMicrosoft Teamsを運用しています。

おすすめのWeb会議システム④Microsoft Teams

最後に紹介するWeb会議システムは、Microsoft Teams(チームス)です。
マイクロソフト社が提供するシステムで、Microsoft365のツールの1つです。

メインの機能であるチャット機能のほか、Web会議での画面共有、人物の背景をぼかして撮影するなどの機能もあります。また、会議の録画、録画映像の自動保存(クラウドストレージのMicrosoft Streamへ)も可能です。

Teamsと同じくマイクロソフト社の提供するWordやPowerPoint、Excelとの連携を行いやすいことがメリットと言えます。会議の参加者とファイルをWeb版アプリで簡単に共有し、共同で編集できます。また、すでにOffice365を利用している場合は、プランの中にTeamsが含まれているため、追加料金なしで使い始めることができます。

無料プランでは、1チームに10GB、個人に2GBずつのクラウドストレージがつき、最大250人までの参加者を受け入れ可能です。

有料プランは3つあり、ストレージ容量の追加や様々なアプリとの結合、セキュリティの強化などのサービスを利用できます。

 

Web会議のコツとは?スムーズなやり方とマナー、ハウリング対処法も

Web会議をスムーズに行うためには、いくつかのコツがあります。ここでは、Web会議を行う際に気を付けたい点やマナーを紹介します。

在宅ワーク

Web会議のポイント①事前の準備

Web会議では、参加者が一か所に集まるのではなく、個人で参加します。参加者によってはWeb会議システムに不慣れな人もいるため、事前にアプリの接続確認やツールの使い方、ダウンロード方法の共有を行っておくといいでしょう。

また、大人数での会議や外部組織との会議の場合は、事前にマニュアルを作成し、配布しておくと、システムの使い方が分からず中断することを防げます。

その際、なるべく周囲の雑音が少ない場所を確保すること、推奨する機器やWi-Fi環境などの情報も共有しましょう。

Web会議のポイント②会議中に気を付けること

Web会議システムでは、1人の参加者が発した音声が全員に届いてしまうという特徴があります。

参加者ごとにマイクをオフにするミュート機能を使い、自分が発言する時以外はミュートにしておきましょう。また、セミナーなどでは主催者側から全参加者の音声をオフにしておくことも有効です。

また、マイク同士が音を増幅し続け、不快な音を出す「ハウリング」が起きる場合があります。オフィスなど同じ場所から複数の人々が会議に参加する場合は、1つの会議室用マイクを共有して使い、個人のパソコンなどのマイクをオフにしておくことをおすすめします。

Web会議のポイント③会議中のマナー

自室で会議に参加する場合は、背景の映り込みに注意しましょう。

会議の開催前に、一度、システムに接続してどこまで映るのか確認したり、バーチャル背景を利用したりすることで、映り込みを防ぐことができます。

また、資料などを画面共有で見ながら説明する場合にも注意が必要です。共有する側からは相手の画面を確認することができないため、相手が自分と同じ箇所を見ているのかを、相互に確認しながら進めることが大切です。

さらに、Web会議ではシステムのトラブルやコミュニケーションのすれ違いなど、通常の会議では起こりにくかった問題が発生する場合があります。参加者は、発言者の話に合わせて頷く、聞き取りづらい場合は質問するなど適切にリアクションを行うことで、円滑に会議を進行することができます。

 

働き方改革で注目を集めたリモートワークは、世間の動きに合わせてさらに導入が進められています。

インターネット上でスムーズにコミュニケーションを行えるWeb会議システムは、これからの働き方では必須のものとなるのではないでしょうか。

 

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